Règlements de la Ville de Québec

 
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Agglomération de Québec
RÈGLEMENT R.A.V.Q. 240
Règlement de l’agglomération sur le contrôle et le suivi budgétaire
NOTES EXPLICATIVES
CHAPITRE I
DÉFINITIONS
1.Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par :
 « responsable d’activité budgétaire » : un employé de la ville responsable d’une enveloppe budgétaire;
 « type de dépenses » : une dépense relative aux activités financières ou aux activités d’investissement.
CHAPITRE II
CHAMP D’APPLICATION
2.Ce règlement fixe les règles en matière de contrôle et de suivi budgétaire applicables à tous les employés de la ville dans l’exercice de leurs fonctions.
3.Ce règlement s’applique à tous les types de dépenses engagées par la ville.
CHAPITRE III
PRINCIPES DE CONTRÔLE ET SUIVI BUDGÉTAIRE
4.Une dépense doit, avant d’être engagée, être autorisée par le conseil d’agglomération, le conseil de la ville, le comité exécutif, un conseil d’arrondissement ou le titulaire d’une délégation de pouvoirs conformément à un règlement en vigueur.
5.Un responsable d’activité budgétaire peut autoriser uniquement une dépense qui relève de sa compétence et utiliser les crédits prévus à son budget que pour les fins auxquelles ils sont affectés.
Il peut également utiliser les crédits disponibles dans son budget pour engager une dépense suite à une décision du conseil d’agglomération, du conseil de la ville, du comité exécutif ou d’un conseil d’arrondissement.
CHAPITRE IV
MODALITÉS DE CONTRÔLE ET DE SUIVI BUDGÉTAIRE
6.Avant d’engager une dépense, un responsable d’activité budgétaire doit vérifier si les crédits sont disponibles.
7.Si la vérification visée à l’article 6 démontre une insuffisance de crédits, le responsable d’activité budgétaire doit justifier la dépense et faire autoriser une demande de virement de crédits conformément aux articles 11.1 à 11.4 du Règlement intérieur du comité exécutif sur la délégation de pouvoirs, R.R.C.E.V.Q. chapitre D-1.
Lorsque l’insuffisance de crédits ne peut être comblée par un virement, le responsable d’activité budgétaire doit soumettre au conseil d’agglomération ou au conseil de la ville, selon leurs compétences, une demande de crédits supplémentaires.
8.Un employé autorisé à procéder lui-même à l’acquisition d’un bien ou d’un service dans le cadre de ses fonctions, doit, dans les 24 heures suivant l’achat, aviser le responsable de l’activité budgétaire concerné et lui remettre les relevés, factures ou reçus en cause. Cette dépense doit être approuvée selon les conditions et modalités d’exercice du pouvoir de dépenser.
CHAPITRE V
CONVENTIONS ENGAGEANT LE CRÉDIT DE LA VILLE AU-DELÀ D’UN EXERCICE FINANCIER EN COURS
9.Avant la conclusion d’une convention engageant le crédit de la ville au-delà d’un exercice financier en cours, le responsable d’activité budgétaire de qui relève cette convention doit vérifier la disponibilité des crédits pour l’exercice financier en cours conformément aux articles 6 et 7.
Lors de la préparation du budget de chaque exercice financier postérieur à la conclusion de cette convention, le responsable d’activité budgétaire doit s’assurer que le budget de l’exercice financier couvre les dépenses déjà engagées qui découlent de la convention conclue antérieurement à l’exercice financier.
CHAPITRE VI
SUIVI ET REDDITION DE COMPTES BUDGÉTAIRES
10.Une dépense en matière d’énergie, de télécommunication, d’avantages sociaux ou de toute autre matière ne pouvant faire l’objet d’un contrôle précis avant l’engagement, doit faire l’objet d’un contrôle a posteriori et d’un suivi budgétaire visant à assurer la disponibilité des crédits.
11.Un responsable d’activité budgétaire doit effectuer le suivi de son budget tout au long d’un exercice financier. Dès qu’il anticipe une insuffisance ou un surplus de crédits, il doit en informer son supérieur hiérarchique.
En cas d’insuffisance de crédits, le responsable d’activité budgétaire doit suivre la procédure établie à l’article 7.
12.À la fin d’un exercice financier, un responsable d’activité budgétaire doit rendre compte au trésorier des dépenses effectuées à l’intérieur de son enveloppe budgétaire.
CHAPITRE VII
RESPONSABILITÉ D’APPLICATION
13.Le directeur de la Division du budget du Service des finances est responsable de l’application du présent règlement.
CHAPITRE VIII
DISPOSITION FINALE
14.Le présent règlement entre en vigueur conformément à la loi.
Avis de motion
Je donne avis qu’à une prochaine séance, il sera présenté un règlement fixant les règles applicables en matière de contrôle et de suivi budgétaire.
Il établit les règles de responsabilité et de fonctionnement nécessaires pour garantir la disponibilité des crédits préalablement à l’autorisation d’une dépense.
Il établit les mécanismes d’encadrement et les outils nécessaires au maintien de l’équilibre budgétaire.
Dispense de lecture de ce règlement est demandée puisque tous les membres du conseil ont reçu une copie du projet de règlement.

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