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R.C.E.V.Q. 181 - Règlement modifiant le Règlement intérieur du comité exécutif sur la délégation de pouvoirs relativement à la délégation du pouvoir de dépenser et de contracter et du pouvoir de disposer de biens de la Ville en surplus ou désuets

Table des matières
Texte intégral
Comité exécutif
RÈGLEMENT R.C.E.V.Q. 181
Règlement modifiant le Règlement intérieur du comité exécutif sur la délégation de pouvoirs relativement à la délégation du pouvoir de dépenser et de contracter et du pouvoir de disposer de biens de la Ville en surplus ou désuets
Adopté le 15 mars 2023
En vigueur le 15 mars 2023
NOTES EXPLICATIVES
Ce règlement modifie le Règlement intérieur du comité exécutif sur la délégation de pouvoirs relativement à la délégation du pouvoir de dépenser et de contracter ainsi que du pouvoir de disposer de biens de la Ville en surplus ou désuets.
Tout d’abord, en ce qui concerne le pouvoir d’autoriser une dépense pour la fourniture de services professionnels, les montants accordés aux titulaires de cette délégation sont augmentés afin de les arrimer à ceux qu’ils ont le pouvoir de dépenser pour la fourniture de services autres que professionnels, l’achat ou la location d’équipement ainsi que l’achat de fourniture. De plus, le montant de la dépense délégué à un directeur général adjoint et au directeur général est augmenté à 250 000 $ pour l’ensemble de ces délégations. Conséquemment, le montant maximal que l’ensemble des titulaires de ces délégations peuvent autoriser comme dépense supplémentaire reliée à un contrat s’en trouve également augmenté.
En outre, en ce qui concerne le pouvoir d’autoriser une dépense pour constituer un stock en inventaire de biens, d’équipements et de fournitures ainsi que le pouvoir d’autoriser une dépense supplémentaire à une entente de prix unitaire avec un fournisseur pour une prestation de services ou pour constituer un stock virtuel de biens, d’équipements et de fournitures par le biais du portail d’approvisionnement, le montant maximal de délégation accordé au directeur du Service des approvisionnements est de 250 000 $.
Les employés du Service des approvisionnements mentionnés à l’annexe I sont maintenant autorisés à signer un contrat pour la fourniture de services professionnels lorsqu’un délégataire a exercé sa délégation et que le montant du contrat n’excède pas le montant limite mentionné à cette annexe pour l’employé signataire.
Ce règlement prévoit également de nouvelles délégations au directeur du Service des approvisionnements et, en cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce dernier, au directeur de la Division des acquisitions des services corporatifs et opérationnels ou de la Division des acquisitions des infrastructures et des projets industriels de ce service, concernant le pouvoir de renouveler, d’autoriser la cession ou de résilier certains contrats sous certaines conditions.
Il prévoit aussi une nouvelle procédure de reddition de compte concernant les autorisations de dépenses supplémentaires reliées à un contrat déjà adjugé par le comité exécutif ou un conseil. À ce sujet, un directeur général adjoint ainsi que le directeur général peuvent maintenant autoriser toutes les dépenses supplémentaires qui ne dénaturent pas l’objet du contrat.
De plus, le Service des approvisionnements se voit déléguer le pouvoir d’annuler un appel d’offres après l’ouverture des soumissions si certaines conditions, encore là, sont rencontrées.
L’annexe I de ce règlement est modifiée afin d’y apporter la précision à l’effet qu’une personne autorisée à signer des contrats sous forme de bons de commande peut également signer tout document requis pour y donner effet.
Enfin ce règlement est modifié afin que la valeur marchande maximale d’un bien de la ville en surplus ou désuet pour lequel le comité exécutif a délégué le pouvoir d’en disposer soit augmentée à 10 000 $.
La Ville de Québec, par le comité exécutif, décrète ce qui suit :
1.L’article 2 du Règlement intérieur du comité exécutif sur la délégation de pouvoirs, R.R.C.E.V.Q. chapitre D-1, est remplacé par le suivant :
« 2.Une dépense autorisée en vertu d’une délégation prévue à ce règlement intérieur doit, pour être valide, impliquer le déboursé d’une somme disponible en vertu du Règlement sur le contrôle et le suivi budgétaire, R.A.V.Q. 240. ».
2.L’article 9 de ce règlement est modifié par :
1°le remplacement, dans le paragraphe 1°, de la section intitulée « Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir » par la suivante :
« 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir
 a) un contremaître, un responsable d’équipement et un capitaine : de 0 $ à 5 000 $; 
b) un directeur de section, un inspecteur, un chef aux opérations et un superviseur du soutien opérationnel aux événements spéciaux : de 0 $ à 10 000 $; 
c) un directeur de division, un directeur de bureau, un directeur de projet et un chef de peloton, le secrétaire général du Bureau de l’ombudsman : de 0 $ à 25 000 $; 
d) un directeur adjoint, un adjoint à la direction, un adjoint du directeur d’arrondissement, un directeur en soutien aux activités d’arrondissement, un directeur de projet adjoint au Bureau de projet du tramway de Québec et le directeur des affaires administratives et financières du Service de police : 0 $ à 100 000 $; 
e) un directeur de service, un directeur d’arrondissement et un directeur d’arrondissement associé ou en cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ces derniers, un directeur de division de l’unité administrative concernée ainsi que le directeur de projet du Bureau de projet du tramway de Québec : de 0 $ à 100 000 $; 
f) un directeur général adjoint et le directeur général : de 0 $ à 250 000 $. En outre, et malgré les paragraphes a) à f), les fonctionnaires et employés désignés à l’annexe II sont titulaires de la délégation selon les conditions et modalités d’exercice prescrites à cette annexe. Dans le cas où l’exercice de la délégation entraîne une dépense supérieure à 100 000 $, l’octroi du contrat doit préalablement avoir fait l’objet d’une mise en concurrence sauf si le contrat est rendu nécessaire dans le cadre d'un recours devant un tribunal, un organisme ou une personne exerçant des fonctions judiciaires ou juridictionnelles.
 »;
2°le remplacement, dans le paragraphe 1°, du texte de la section intitulé « Signataire du contrat », par le suivant :
« Un seul signataire :
« Le titulaire de la délégation exerçant le pouvoir, le directeur du Service des approvisionnements, de la Division des acquisitions des services corporatifs et opérationnels, de la Division des acquisitions des infrastructures et des projets industriels ou la personne de ce service occupant une fonction mentionnée à l’annexe I. »;
3°le remplacement, dans le paragraphe 2°, à la section intitulée « Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir », du sous-paragraphe i) par le suivant :
« i)un directeur général adjoint et le directeur général : de 0 $ à 250 000 $; »;
4°la suppression, dans le paragraphe 2°, à la section intitulée « Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir », du sous-paragraphe j);
5°le remplacement, dans le paragraphe 2°, au dernier alinéa de la section intitulée « Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir », de « paragraphes d) à j) » par « paragraphes d) à i) »;
6°l’insertion, à la fin de cette section, de l’alinéa suivant :
« Dans le cas où l’exercice de la délégation entraîne une dépense supérieure à 100 000 $, l’octroi du contrat doit préalablement avoir fait l’objet d’une mise en concurrence. »;
7°le remplacement, dans le paragraphe 5°, à la section intitulée « Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir », du sous-paragraphe d) par le suivant :
« d)directeur de la Division de la gestion des stocks : de 0 $ à 100 000 $; »;
8°l’insertion, dans le paragraphe 5°, à la section intitulée « Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir », après le sous-paragraphe d), du sous-paragraphe suivant :
« e)directeur du Service des approvisionnements : de 0 $ à 250 000 $; »;
9°le remplacement, dans le paragraphe 5.1°, à la section intitulée « Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir », du sous-paragraphe b) par le suivant :
« b)directeur de la Division des acquisitions des services corporatifs et opérationnels ou de la Division des acquisitions des infrastructures et des projets industriels : de 0 $ à 100 000 $; »;
10°l’insertion, dans le paragraphe 5.1°, à la section intitulée « Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir », après le sous-paragraphe b), du sous-paragraphe suivant :
« c)directeur du Service des approvisionnements : 0 $ à 250 000 $. »;
11°le remplacement, dans le paragraphe 15°, du texte de la section intitulée « Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir », par le suivant :
« Le titulaire prévu au paragraphe 1° de l’article 9 à l’égard d’un contrat pour la fourniture de services professionnels et au paragraphe 2° de cet article à l’égard d’un contrat pour la fourniture de services autres que professionnels, l’achat ou la location d’équipement ou l’achat de fourniture.
« Le pouvoir peut être exercé à concurrence du moins élevé des deux montants suivants : soit 10 % du prix du contrat selon la dernière approbation du comité exécutif, soit le montant maximal prévu aux paragraphes 1° ou 2° de l’article 9 à l’égard des titulaires et des contrats prévus à ces paragraphes, pour autant que les fonds soient disponibles à cette fin.
« Au-delà de ces montants, un directeur général adjoint et le directeur général sont titulaires de la délégation.
« L’autorisation doit concerner une ou plusieurs modifications mineures qui n’affectent pas substantiellement la nature du contrat adjugé et autoriser en conséquence, le cas échéant, le paiement des sommes supplémentaires à cette fin. Les modifications peuvent porter sur le montant à payer, sur des changements techniques ou sur des prolongations de délai.
« Le directeur du Service des approvisionnements ou en cas d’absence ou d’incapacité d’agir de ce dernier, un directeur de division de ce service, doit soumettre au comité exécutif qui suit, la liste des autorisations qui ont fait l’objet de l’exercice d’une délégation en vertu du présent paragraphe, au cours de la période précédente. »;
12°l’insertion, après le paragraphe 15°, des paragraphes suivants :
15.1°Nature du pouvoir délégué Renouvellement d’un contrat adjugé par un titulaire d’une délégation, le comité exécutif ou le conseil de la ville. 
Service concerné Service des approvisionnements. 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir Le directeur du Service des approvisionnements et, en cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce dernier, le directeur de la Division des acquisitions des services corporatifs et opérationnels ou de la Division des acquisitions des infrastructures et des projets industriels de ce service. Le contrat doit comporter une option de renouvellement à être exercée par la ville. 
Signataire du contrat Un seul signataire : Le titulaire de la délégation exerçant le pouvoir. 
15.2°Nature du pouvoir délégué Autorisation de la cession d’un contrat adjugé par un titulaire d’une délégation, le comité exécutif ou le conseil de la ville. 
Service concerné Service des approvisionnements. 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir Le directeur du Service des approvisionnements et, en cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce dernier, le directeur de la Division des acquisitions des services corporatifs et opérationnels ou de la Division des acquisitions des infrastructures et des projets industriels de ce service. Il s’agit du même contrat qui se poursuit et les conditions d’exécution de celui-ci demeurent identiques. La cession peut s’opérer d’office dans le cadre d’un changement de nom d’une entreprise. Dans le cas de vente d’actifs ou d’actions ou dans le cas où le contrat est cédé à une filiale ou à une autre entreprise, non liée avec le cocontractant, le contrat doit prévoir que toute cession doit être approuvée par la ville. 
Signataire de l’autorisation Un seul signataire : Le titulaire de la délégation exerçant le pouvoir. 
15.3°Nature du pouvoir délégué Résiliation d’un contrat adjugé par un titulaire d’une délégation ou le comité exécutif. 
Service concerné Service des approvisionnements. 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir Le directeur du Service des approvisionnements et, en cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce dernier, le directeur de la Division des acquisitions des services corporatifs et opérationnels ou de la Division des acquisitions des infrastructures et des projets industriels de ce service. Le contrat doit prévoir les causes de résiliation pouvant être soulevées. 
Signataire de la résiliation Un seul signataire : Le titulaire de la délégation exerçant le pouvoir. 
13°l’insertion, après le paragraphe 18°, du suivant :
18.1°Nature du pouvoir délégué Annulation d’un appel d’offres après l’ouverture des soumissions. 
Service concerné Service des approvisionnements. 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir Le directeur du Service des approvisionnements et, en cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce dernier, le directeur de la Division des acquisitions des services corporatifs et opérationnels ou de la Division des acquisitions des infrastructures et des projets industriels de ce service.  Au moins une des conditions suivantes doit être respectée : - les prix soumis dépassent le budget;- les offres reçues ne répondent pas au besoin;- les prix soumis ne représentent pas la juste « valeur du marché »;- l’intégrité ou la légitimité du processus d’acquisition est remise en question. 
Signataire du contrat Un seul signataire : Le titulaire de la délégation exerçant le pouvoir. 
3.L’article 18.5 de ce règlement est modifié par le remplacement de « 5 000 $ » par « 10 000 $ ».
4.L’annexe I de ce règlement est modifiée par l’insertion, dans le titre de l’annexe, à deux endroits, après les mots « TOUT AUTRE FORME CONTRACTUELLE » des mots  « AINSI QUE TOUS LES DOCUMENTS REQUIS POUR Y DONNER EFFET ».
5.Le présent règlement entre en vigueur au moment de son adoption.
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