0.1.Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par :
« directeur » : le directeur du Service des communications ou son représentant.
CHAPITRE ICHAMP D’APPLICATION
1.Le présent règlement s’applique à un conseil de quartier constitué en vertu de la Charte de la Ville de Québec (L.R.Q., chapitre C-11.5) et du Règlement sur la constitution des conseils de quartier, R.V.Q. 213.
Il s’applique aussi à un conseil de quartier, existant le 31 décembre 2001, constitué en vertu de la Charte de la Ville de Québec (1929, chapitre 95), jusqu’à ce qu’il soit dissout.
2.Les personnes majeures résidant dans le quartier et celles représentant un établissement commercial, industriel, institutionnel ou communautaire situé dans le quartier sont membres du conseil de quartier et ont droit de vote.
Un établissement commercial, industriel, institutionnel ou communautaire ne peut avoir qu’un seul représentant.
Le représentant d’un établissement commercial, industriel, institutionnel ou communautaire qui cesse d’être situé dans le quartier, cesse d’être membre du conseil de quartier.
CHAPITRE IIIASSEMBLÉE D’ORGANISATION
3.Sur réception de la copie de la résolution du conseil de la ville autorisant la constitution d’un conseil de quartier et faisant état de son dépôt au registre constitué en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales (L.R.Q., chapitre P-45), le greffier en transmet une copie au directeur.
4.Sur réception de la copie de la résolution transmise en application de l’article 3, le directeur, en collaboration avec la direction d’arrondissement concernée, fixe la date de l’assemblée d’organisation du conseil de quartier et la convoque. Cette assemblée doit être tenue dans les 60 jours qui suivent la réception de la résolution.
Malgré le premier alinéa, le comité exécutif peut fixer l’assemblée à une date postérieure au délai de 60 jours.
5.Au moins 15 jours avant le jour de l’assemblée d’organisation, le directeur, en collaboration avec la direction d’arrondissement concernée, distribue à chaque adresse ou diffuse, par tout autre moyen approprié, aux résidants et aux établissements commerciaux, industriels, institutionnels et communautaires du quartier, l’avis et les informations suivantes :
1°un avis de convocation indiquant le jour, l’heure et l’endroit de la tenue de l’assemblée d’organisation;
2°le déroulement de l’assemblée d’organisation;
3°les procédures d’élection des membres du conseil d’administration du conseil de quartier;
4°les procédures de nomination des membres cooptés du conseil d’administration du conseil de quartier;
5°l’endroit où se procurer et déposer un bulletin de candidature pour les postes électifs et cooptés;
6°la mission et le mandat d’un conseil de quartier.
6.(Abrogé : 2012, R.V.Q. 1876, a. 2).
7.Le directeur désigne une personne pour présider l’assemblée d’organisation et une personne pour assumer la fonction de secrétaire de l’assemblée et en dresser le procès-verbal.
8.L’assemblée d’organisation comprend :
1°une période au cours de laquelle le président d’élection fait connaître l’identité des personnes qui ont déposé un bulletin de candidature valide et, s’il y a lieu, déclare les candidats élus par acclamation;
2°lorsqu’il y a plus de candidats que de postes à combler dans une catégorie :
a)une période au cours de laquelle les candidats peuvent s’adresser à l’assemblée;
b)une période de scrutin pour l’élection des membres du conseil d’administration;
c)une période pour l’annonce des résultats de l’élection.
9.Le directeur désigne un président d’élection. Le président d’élection peut s’adjoindre une ou plusieurs personnes pour l’assister.
10.L’élection est tenue selon la procédure d’élection des membres du conseil d’administration, compte tenu des adaptations nécessaires, prévue à la section I du chapitre VII du présent règlement.
10.1.La convocation et la tenue de l’assemblée d’organisation ou la tenue du scrutin ne sont pas invalides en raison du fait qu’une personne ou plusieurs personnes n’ont pas reçu ou n’ont pas pris connaissance des avis prescrits par ce règlement.
11.Si le président d’élection constate, à la fin de la période prévue pour le dépôt des candidatures, que le nombre de postes pouvant être comblés est inférieur au nombre de membres du conseil d’administration requis pour atteindre le quorum, il doit mettre fin à la procédure d’élection et à l’assemblée d’organisation et faire rapport au comité exécutif.
12.Sur réception du rapport mentionné à l’article 11, le comité exécutif peut convoquer une nouvelle assemblée d’organisation et fixer une nouvelle date pour la tenue d’un scrutin pour l’élection des membres du conseil d’administration ou entreprendre les procédures de dissolution du conseil de quartier.
13.(Abrogé : 2012, R.V.Q. 1876, a. 4).
14.(Abrogé : 2012, R.V.Q. 1876, a. 4).
15.Le siège du conseil de quartier est situé à l’intérieur des limites de l’arrondissement.
16.(Abrogé : 2012, R.V.Q. 1876, a. 6).
17.(Abrogé : 2012, R.V.Q. 1876, a. 6).
18.Dans les 60 jours suivant une assemblée qui établit ou modifie l’adresse du siège ou la liste des administrateurs, le conseil de quartier transmet, selon le cas, un avis de l’adresse de son siège ou la liste de ses administrateurs à l’inspecteur général des institutions financières, qui le dépose au registre.
CHAPITRE VASSEMBLÉES DES MEMBRES
SECTION IASSEMBLÉE ANNUELLE DES MEMBRES
19.L’assemblée générale annuelle des membres du conseil de quartier doit avoir lieu durant une période fixée, chaque année, par le directeur, en collaboration avec la direction des arrondissements. Cette période doit être fixée à l’intérieur de la période des 120 jours suivant la fin de l’exercice financier des conseils de quartier.
Une campagne annuelle doit être organisée par le directeur, en collaboration avec la direction des arrondissements, pour promouvoir les conseils de quartier et annoncer la tenue de leur assemblée générale annuelle.
20.L’assemblée générale annuelle est tenue à un endroit déterminé par le conseil d’administration, qui est situé dans le quartier ou à proximité immédiate.
21.L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle comprend notamment :
1°le dépôt du rapport annuel, incluant les rapports d’activités des comités et groupes de travail créés par le conseil d’administration;
2°(supprimé);
3°le dépôt du bilan et des états financiers annuels du conseil de quartier;
4°une période réservée aux questions et commentaires des membres;
5°une période de dépôt des candidatures pour les postes électifs qui se déroule concurremment à l’assemblée;
6°une période d’élection, incluant une période au cours de laquelle les candidats peuvent s’adresser à l’assemblée et une période de scrutin, lorsqu’il y a plus de candidats que de postes à pourvoir dans une catégorie.
22.L’omission, dans l’avis de convocation, de la mention d’une affaire qui doit être prise en considération lors d’une assemblée générale annuelle des membres n’empêche pas l’assemblée de prendre cette affaire en considération, à moins que les intérêts d’un membre ne soient lésés ou risquent de l’être.
SECTION IIASSEMBLÉE SPÉCIALE DES MEMBRES
23.Le président, ou en son absence le vice-président, ou le conseil d’administration peut convoquer une assemblée spéciale des membres.
24.Une assemblée spéciale des membres est convoquée dans les 21 jours suivant la réception par le conseil d’administration d’une requête, signée par au moins 100 membres, spécifiant l’objet qui doit être soumis à l’attention des membres lors de cette assemblée. À défaut de convocation par le conseil d’administration dans le délai prescrit, l’assemblée peut être convoquée par le greffier sur réception d’une demande à cet effet accompagnée d’une copie de la requête.
Lorsqu’une assemblée spéciale est ainsi convoquée, il ne peut être tenu une deuxième assemblée relativement au même objet avant l’expiration d’un délai de six mois, sauf avec l’accord du conseil d’administration.
25.Une assemblée spéciale ne peut prendre en considération un sujet qui n’est pas inscrit à l’avis de convocation.
26.Une assemblée spéciale est tenue à l’endroit fixé par le conseil d’administration ou la personne qui convoque cette assemblée. Cet endroit doit être situé dans le quartier ou à proximité immédiate.
SECTION IIICONVOCATION DES ASSEMBLÉES DES MEMBRES
27.Un avis de convocation d’une assemblée des membres est distribué à chaque adresse, publié dans un journal distribué sur le territoire du quartier ou diffusé par tout autre moyen approprié, au moins 15 jours avant la date fixée pour une assemblée générale annuelle ou une assemblée spéciale.
28.L’avis de convocation d’une assemblée mentionne la date, l’heure et le lieu de l’assemblée et est accompagné de l’ordre du jour.
L’ordre du jour décrit avec précision les matières qui sont soumises à l’assemblée.
29.S’il s’agit d’une assemblée au cours de laquelle doit avoir lieu l’élection d’un membre du conseil d’administration, l’avis doit indiquer les modalités relatives à la mise en candidature et à l’élection des membres du conseil d’administration ainsi que l’endroit où se procurer et déposer un bulletin de candidature.
30.Le conseil de quartier transmet, au moins 15 jours avant une assemblée des membres, une copie de l’avis de convocation à chacun des membres du conseil d’administration.
31.(Abrogé : 2012, R.V.Q. 1876, a. 14).
32.(Abrogé : 2012, R.V.Q. 1876, a. 14).
SECTION IVPRÉSIDENT ET SECRÉTAIRE D’ASSEMBLÉE DES MEMBRES
33.Le président du conseil de quartier ou une personne désignée à cette fin par le conseil d’administration préside l’assemblée des membres.
Le secrétaire du conseil de quartier ou une personne désignée à cette fin par le conseil d’administration agit comme secrétaire de l’assemblée des membres et en dresse le procès-verbal.
SECTION VQUORUM, AJOURNEMENT, VOTE ET PROCÉDURE D’ASSEMBLÉES DES MEMBRES
34.Les membres du conseil de quartier présents constituent le quorum pour une assemblée des membres. Toutefois, lors d’une assemblée spéciale convoquée à la demande d’au moins 100 membres, le quorum est de 51 membres.
35.Une assemblée des membres peut être ajournée en tout temps par le président de l’assemblée ou sur un vote majoritaire des membres. Cette assemblée peut être reprise sans qu’il soit nécessaire de la convoquer de nouveau. Lors de la reprise de l’assemblée ajournée, une affaire qui aurait pu être considérée lors de l’assemblée au cours de laquelle l’ajournement fut voté peut être validement considérée.
36.Un membre du conseil de quartier présent à une assemblée des membres a droit à une voix. Le vote par procuration n’est pas permis.
Une personne ne peut exercer qu’un seul droit de vote même si elle est membre du conseil de quartier à plus d’un titre. Une personne qui désire exercer un droit de vote à titre de représentant d’un établissement commercial, industriel, institutionnel ou communautaire situé dans le quartier, doit présenter, avant de voter, un document émanant d’une personne en autorité de cet établissement ou, si cet établissement appartient à une personne morale, une résolution du conseil d’administration de celle-ci, attestant qu’elle représente cet établissement.
37.Sauf disposition contraire dans la loi ou dans le présent règlement, une question soumise à une assemblée des membres est tranchée par une majorité des voix.
38.Le président du conseil de quartier a droit de vote uniquement s’il y a égalité des voix. Dans ce cas, le président exerce son droit de vote et ne peut annuler son vote.
39.Pour l’élection des membres du conseil d’administration, ou lorsque le président de l’assemblée ou la majorité des membres présents le demandent, le vote est pris par scrutin secret. Dans les autres cas, le vote est pris à main levée.
Le procès-verbal de l’assemblée fait état du résultat du vote.
40.Le président d’une assemblée des membres peut nommer des personnes, qui peuvent ne pas être membres du conseil de quartier, pour l’assister lors de la tenue d’un scrutin.
41.Le président d’une assemblée des membres maintient l’ordre et le décorum durant les assemblées. Il peut ordonner l’expulsion de l’endroit où se tient une assemblée d’une personne qui en trouble l’ordre.
CHAPITRE VICOMPOSITION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
SECTION IMEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
42.Les affaires du conseil de quartier sont administrées par un conseil d’administration composé de huit membres. Le conseil d’administration du conseil de quartier doit s’adjoindre 3 personnes cooptées portant ainsi le nombre d’administrateurs à 11 membres.
Les postes d’administrateur cooptés doivent être pourvus selon les modalités décrites à la section II du chapitre VII.
43.Les postes de membre du conseil d’administration se regroupent sous trois catégories :
1°quatre postes sont ouverts exclusivement aux femmes qui résident dans le quartier;
2°quatre postes sont ouverts exclusivement aux hommes qui résident dans le quartier;
3°trois postes sont ouverts à des personnes cooptées par le conseil d’administration.
44.Seuls les membres du conseil de quartier, non inhabiles en vertu de l’article 120 du présent règlement, sont éligibles comme membres du conseil d’administration. Un membre sortant de charge est rééligible.
45.En plus des personnes mentionnées à l’article 42 une personne qui est membre du conseil de la ville et qui représente un district électoral situé en totalité ou en partie dans les limites du quartier est membre d’office du conseil d’administration du conseil de quartier. Elle n’y a toutefois pas le droit de vote et n’est pas considérée pour déterminer s’il y a quorum.
Le comité exécutif peut également désigner un membre du conseil de la ville à titre de porte-parole auprès du conseil de quartier afin d’assurer la liaison entre le comité exécutif, le conseil de quartier et son conseil d’administration. La personne désignée a le droit d’assister aux réunions du conseil d’administration et aux assemblées du conseil de quartier avec droit de parole. Elle n’y a toutefois pas le droit de vote et elle n’est pas considérée pour déterminer s’il y a quorum.
46.Le directeur, en collaboration avec la direction d’arrondissement concernée, désigne une personne pour assister le secrétaire du conseil d’administration dans l’exécution de ses fonctions. Cette personne a le droit d’assister à toutes les réunions du conseil d’administration y compris lorsque le huis clos est décrété. Elle n’y a toutefois pas le droit de vote et elle n’est pas considérée pour déterminer s’il y a quorum.
SECTION IIDURÉE DU MANDAT DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
47.(Abrogé : 2012, R.V.Q. 1876, a. 21).
48.Le mandat des administrateurs qui occupent un poste électif est d’une durée maximale de deux ans renouvelable.
Malgré ce qui précède, le mandat de quatre des administrateurs élus lors d’une assemblée d’organisation ou, dans le cas d’un conseil de quartier existant, lors de l’assemblée générale des membres qui suit l’entrée en vigueur du Règlement modifiant le Règlement sur le fonctionnement des conseils de quartier, R.V.Q. 1876, est d’une durée d’un an. Les postes électifs dont la durée du mandat est limité à un an doivent être occupés par deux hommes et deux femmes.
49.Le mandat des administrateurs qui occupent les postes cooptés du conseil d’administration est d’une durée d’un an et il est renouvelable. Il expire toutefois lors de l’assemblée générale annuelle qui suit.
49.1.Le mandat d’un administrateur élu ou coopté pour occuper un poste laissé vacant par un administrateur expire à la date de la fin du mandat de l’administrateur qu’il remplace si ce dernier l’avait complété.
CHAPITRE VIIÉLECTION ET NOMINATION DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
SECTION IÉLECTION DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
50.Les membres élus du conseil d’administration le sont par les membres éligibles du conseil de quartier, au cours d’une assemblée des membres.
50.1.Le conseil d’administration désigne un président d’élection qui peut s’adjoindre une ou plusieurs personnes pour l’assister.
51.Un membre du conseil de quartier qui désire poser sa candidature à un poste du conseil d’administration dépose un bulletin de candidature selon la formule prescrite à l’annexe I. Une candidature doit être appuyée par la signature d’au moins dix membres du conseil de quartier.
Une personne ne peut signer un bulletin de candidature qu’une seule fois, même si elle est membre du conseil de quartier à plus d’un titre.
52.Le président d’élection ou son assistant s’assure que le candidat et les personnes qui appuient la candidature sont membres du conseil de quartier et qu’ils ont signé la déclaration en ce sens sur le bulletin de candidature selon la formule prescrite à l’annexe I.
Si le président d’élection ou son assistant ne peut constater que le candidat ou une personne qui appuie la candidature est membre du conseil de quartier, il doit demander que cette personne fournisse deux documents ou pièces d’identité attestant son identité et sa qualité.
53.(Abrogé : 2012, R.V.Q. 1876, a. 30).
54.Lorsqu’une candidature est appuyée par une ou plusieurs personnes membres du conseil de quartier à titre de représentant d’un établissement commercial, industriel, institutionnel ou communautaire situé dans le quartier, le bulletin de candidature doit être accompagné d’un document émanant d’une personne en autorité de l’établissement ou, si cet établissement appartient à une personne morale, d’une résolution du conseil d’administration de celle-ci, attestant qu’elle représente cet établissement.
55.Un bulletin de candidature pour un poste électif doit être déposé, au plus tard, avant la fin de l’appel de candidatures prévu durant la période d’élection, inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale.
56.(Abrogé : 2012, R.V.Q. 1876, a. 32).
57.Le scrutin pour l’élection des membres du conseil d’administration a lieu durant la période d’élection inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée des membres.
57.1.Lorsque la période d’élection est déclarée ouverte, le président d’élection fait un premier appel de candidatures. Il invite les personnes intéressées à déposer leur bulletin de candidature séance tenante. Si le nombre de candidats n’est pas suffisant pour combler les postes disponibles, le président d’élection procède à un deuxième appel de candidatures. Le président d’élection s’assure de la validité des bulletins de candidatures déposés conformément à l’article 52. Une fois les candidatures acceptées, les noms des candidats sont affichés à un endroit visible de la salle.
57.2.Lors de l’élection où deux des postes ouverts à des femmes et deux des postes ouverts à des hommes ont un mandat d’une durée limitée à un an, le président d’élection ou son assistant doit procéder à un tirage au sort afin de déterminer quels administrateurs élus ont un mandat d’une durée d’un an.
58.Si à la fin de la période prévue pour le dépôt des candidatures, le président d’élection constate que le nombre de postes pouvant être comblés est inférieur au nombre de membres du conseil d’administration requis pour atteindre le quorum, il met fin à l’élection et fait rapport aux membres du conseil d’administration, incluant les membres sortant, si celui-ci comprend un nombre de membres suffisant pour atteindre le quorum ou, à défaut, au comité exécutif de la ville.
59.Sur réception du rapport mentionné à l’article 58, le conseil d’administration annule l’élection.
Lors de l’assemblée des membres et après avoir consulté ceux-ci, le conseil d’administration fixe, avant l’expiration d’un délai de deux mois, une nouvelle date pour l’élection d’un nouveau conseil d’administration ou transmet au comité exécutif le rapport mentionné à l’article 58 accompagné de ses commentaires.
60.(Abrogé : 2012, R.V.Q. 1876, a. 38).
61.À la suite du processus tenu en application de l’article 60, si le président d’élection constate, à la fin de la période prévue pour le dépôt des candidatures, que le nombre de postes pouvant être comblés est inférieur au nombre de membres du conseil d’administration requis pour atteindre le quorum, il fait rapport au comité exécutif. Dans ce cas, sur réception du rapport, le comité exécutif entreprend les procédures de dissolution du conseil de quartier.
62.Lorsque le nombre de candidats est inférieur ou égal au nombre de postes à combler, compte tenu des catégories de postes, et permet d’atteindre le quorum, le président d’élection déclare les candidats élus par acclamation.
Lorsqu’il y a plus de candidats que de postes à combler dans une catégorie, les candidats sont invités à s’adresser à l’assemblée. Par la suite, l’élection est faite par scrutin secret.
63.(Abrogé : 2012, R.V.Q. 1876, a. 41).
64.Les personnes qui votent, inscrivent les noms d’au plus quatre personnes pour les postes ouverts exclusivement aux femmes qui résident dans le quartier et d’au plus quatre personnes pour les postes ouverts exclusivement aux hommes qui résident dans le quartier.
65.Le président d’élection établit un bureau de vote dans l’édifice où a lieu l’assemblée.
66.(Abrogé : 2012, R.V.Q. 1876, a. 43).
67.Une personne ne peut exercer qu’un seul droit de vote même si elle est membre du conseil de quartier à plus d’un titre.
68.Le président d’élection ou une personne désignée pour l’assister doivent constater qu’une personne qui désire voter a le droit de vote. La personne qui désire voter s’identifie et démontre qu’elle est majeure et réside dans le quartier au moyen d'un document ou d'une pièce d'identité pouvant attester de ces faits.
69.Si le président d’élection ou une personne désignée pour l’assister ne peut, en vertu de l’article 68, constater qu’une personne qui désire voter est une personne majeure résidant dans le quartier, il doit lui demander d’attester son identité et sa qualité. Une personne ayant fait cette attestation a le droit de voter.
70.Une personne qui désire exercer un droit de vote à titre de représentant d’un établissement commercial, industriel, institutionnel ou communautaire situé dans le quartier, présente avant de pouvoir voter, un document émanant d’une personne en autorité de cet établissement ou, si cet établissement appartient à une personne morale, une résolution du conseil d’administration de celle-ci, attestant qu’elle est autorisée à représenter cet établissement. À défaut de produire ce document, la personne ne peut voter.
71.Le président d’élection, ou une personne désignée pour l’assister, tient un registre des personnes qui exercent leur droit de vote.
72.À l’expiration de la période de scrutin, le président d’élection et les personnes qu’il a désignées pour l’assister procèdent au dépouillement du scrutin. Les personnes qui le désirent peuvent assister au dépouillement du scrutin sans toutefois s’immiscer dans son déroulement.
Le président d’élection annonce les résultats du scrutin immédiatement après son dépouillement.
73.Les personnes élues sont celles qui obtiennent le plus grand nombre de votes dans leur catégorie compte tenu du nombre de sièges à combler.
74.S’il est impossible de déclarer une personne élue à un poste en raison du fait que plusieurs personnes ont obtenu un nombre égal de votes, le président d’élection procède à un tirage au sort parmi les personnes ayant obtenu le même nombre de votes pour déterminer laquelle est élue.
75.Lorsque tous les postes de membre du conseil d’administration ne sont pas comblés lors d’une élection, le conseil d’administration peut exercer ses fonctions, pourvu que le quorum soit atteint.
SECTION I.1NOMINATION PAR COOPTATION DE MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
75.1.Les membres du conseil d’administration élus nomment par cooptation trois administrateurs lors d’une assemblée du conseil d’administration qui doit avoir lieu dans les 30 jours qui suivent l’assemblée générale annuelle des membres.
75.2.Pour être nommé membre du conseil d’administration en vertu de l’article 75.1, une personne doit :
1°être éligible comme membre du conseil d’administration en vertu de l’article 44 du présent règlement;
2°être résidant du quartier ou agir à titre de représentant d’un établissement commercial, industriel, institutionnel ou communautaire situé dans le quartier;
3°recueillir l’appui de dix membres du conseil de quartier constaté par leur signature sur la formule prescrite à l’annexe II. Une personne ne peut signer cette formule qu’une fois, même si elle est membre du conseil de quartier à plus d’un titre;
Une personne qui désire se porter candidate à un poste coopté et qui remplit les conditions mentionnées au premier alinéa doit déposer au siège du conseil de quartier la formule visée au paragraphe 3° du premier alinéa, dûment complétée. Si cette personne agit à titre de représentant d’un établissement commercial, industriel, institutionnel ou communautaire situé dans le quartier, elle doit également déposer au siège du conseil de quartier un document émanant d’une personne en autorité de cet établissement ou, si cet établissement appartient à une personne morale, une résolution du conseil d’administration de celle-ci, attestant qu’elle représente cet établissement. Ces documents doivent être déposés avant la date de l’assemblée du conseil d’administration où ce dernier procédera à la nomination des membres par cooptation.
75.3.La nomination par cooptation d’une personne à titre de membre du conseil d’administration doit être entérinée par les deux-tiers des administrateurs élus par les membres du conseil de quartier.
SECTION IIRETRAIT D’UN MEMBRE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
76.Un membre cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction s’il :
1°présente par écrit sa démission soit au président ou au secrétaire du conseil de quartier, soit lors d’une assemblée du conseil d’administration;
2°décède ou devient inapte;
3°est absent de trois réunions consécutives du conseil d’administration;
4°devient inhabile à exercer la fonction de membre du conseil d’administration du conseil de quartier en vertu de l’article 120;
5°cesse de posséder les qualifications requises.
SECTION IIIVACANCE À UN POSTE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
77.Lorsqu’une vacance survient, le conseil d’administration peut validement continuer à exercer ses fonctions, pourvu que le quorum subsiste.
78.(Abrogé : 2012, R.V.Q. 1876, a. 48).
79.(Abrogé : 2012, R.V.Q. 1876, a. 48).
80.(Abrogé : 2012, R.V.Q. 1876, a. 48).
81.Lorsqu’une vacance est constatée au sein des postes électifs, le conseil d’administration peut convoquer une assemblée spéciale des membres pour combler ce poste.
Lorsqu’une vacance est constatée au sein des postes cooptés, le conseil d’administration peut, en tout temps, lors d’une assemblée du conseil d’administration, procéder à la nomination par cooptation d’une personne à titre de membre du conseil d’administration.
82.Lorsque, à la suite d’une vacance constatée, il est impossible d’atteindre le quorum, le président ou le secrétaire du conseil d’administration fait, sans délai, rapport au comité exécutif.
À défaut par le président ou le secrétaire du conseil d’administration de produire le rapport visé au premier alinéa, un membre du conseil d’administration ou un membre du conseil de quartier peut faire un tel rapport au comité exécutif.
83.Sur réception de ce rapport ou lorsqu’il constate que le quorum du conseil d’administration d’un conseil de quartier n’est pas atteint, le comité exécutif convoque une assemblée des membres du conseil de quartier et ordonne la tenue d’un scrutin pour l’élection des membres du conseil d’administration.
La procédure prévue au présent règlement pour la convocation et la tenue d’une assemblée générale annuelle et pour l’élection des membres du conseil d’administration s’applique en faisant les adaptations nécessaires.
84.Si le président d’élection constate, à la fin de la période prévue pour le dépôt des candidatures, que le nombre de postes pouvant être comblés est inférieur au nombre de membres du conseil d’administration requis pour atteindre le quorum, il doit mettre fin à la procédure d’élection et faire rapport au comité exécutif.
85.Sur réception du rapport prévu à l’article 84, le comité exécutif entreprend les procédures de dissolution du conseil de quartier.
SECTION IVRÉMUNÉRATION ET INDEMNISATION DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
86.Les membres du conseil d’administration ne reçoivent aucune rémunération.
87.(Abrogé: 2006, R.V.Q. 873, a. 13).
CHAPITRE VIIIPOUVOIRS GÉNÉRAUX DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
88.Le conseil d’administration administre les affaires du conseil de quartier et passe, en son nom, tous les contrats que le conseil de quartier peut valablement passer. De façon générale, il exerce tous les pouvoirs et pose tous les actes que le conseil de quartier est autorisé à exercer et à poser.
CHAPITRE IXASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
89.Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que nécessaire, mais au moins cinq fois par année.
90.Les assemblées du conseil d’administration sont convoquées par le président ou par le secrétaire sur instruction du président ou sur demande écrite d’au moins deux membres du conseil d’administration. Elles sont tenues à l’endroit désigné par le conseil d’administration situé dans l'arrondissement.
91.Le conseil d’administration fixe au moins cinq jours à l’avance la date et l’endroit de ses assemblées. Un avis de cette date et de cet endroit est publié dans un journal ou bulletin municipal circulant sur le territoire du quartier ou sur le site Internet de la Ville.
92.L’avis de convocation à une assemblée du conseil d’administration indique la date, l’heure et le lieu de l’assemblée et est accompagné d’un projet d’ordre du jour de l’assemblée.
Le délai de convocation est d’au moins cinq jours. Un membre du conseil d’administration peut renoncer à l’avis de convocation.
Une assemblée du conseil d’administration tenue immédiatement après une assemblée générale annuelle des membres peut être tenue sans avis de convocation.
La présence d’un membre du conseil d’administration à une assemblée remédie le défaut d’avis quant à ce membre.
93.Malgré le délai mentionné au deuxième alinéa de l’article 92, le président ou trois membres du conseil d’administration peuvent demander la convocation en tout temps d’une assemblée spéciale d’urgence. Le secrétaire convoque alors tous les membres du conseil d’administration de la même manière que celle prévue à l’article 92 et les informe du sujet de cette assemblée. Seul un sujet faisant l’objet de cette convocation peut être discuté lors de cette assemblée.
Le secrétaire inscrit au procès-verbal de cette assemblée la raison pour laquelle un sujet, faisant l’objet de cette assemblée, ne pouvait être considéré lors d’une assemblée convoquée de façon régulière et une attestation qu’il a pris tous les moyens raisonnables pour aviser chaque membre du conseil d’administration de la tenue de cette assemblée spéciale d’urgence et du sujet qui a été à l’origine de sa convocation.
94.L’ordre du jour d’une assemblée du conseil d’administration comprend notamment :
1°une période d’information à la disposition des membres du conseil de la ville mentionnés à l’article 45;
2°une période pendant laquelle les membres du conseil d’administration peuvent soumettre des propositions;
3°une période de questions et de commentaires pour les membres du conseil de quartier présents à l’assemblée du conseil d’administration.
95.Le quorum pour la tenue d’une assemblée du conseil d’administration est de cinq membres de ce conseil dont au moins trois sont des administrateurs élus par les membres du conseil de quartier.
96.Une assemblée du conseil d’administration est présidée par le président du conseil de quartier. Le secrétaire du conseil de quartier agit comme secrétaire de l’assemblée. En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président et du vice-président ou du secrétaire du conseil de quartier, les membres du conseil d’administration choisissent parmi eux une personne pour agir comme président ou pour agir comme secrétaire d’assemblée.
97.Les assemblées du conseil d’administration sont publiques et les délibérations et décisions du conseil d’administration doivent avoir lieu et être prises lors des assemblées. Un membre du conseil de quartier peut intervenir dans les délibérations du conseil d’administration si ce dernier l’autorise.
98.Malgré l’article 97, le conseil d’administration peut, au cours d’une séance lorsqu’il s’agit d’un sujet de nature privée ou pour une autre raison particulière, décider de siéger à huis clos sur une proposition adoptée par un vote des deux tiers des membres présents. La proposition doit énoncer sommairement le sujet à être soumis au conseil d’administration de même que les motifs pour lesquels le huis clos est demandé. Si la proposition est adoptée, le président ordonne au public, y compris les représentants des médias, de se retirer.
99.Le président de l’assemblée veille au bon déroulement de l’assemblée et en conduit les procédures. Il soumet au conseil d’administration les propositions sur lesquelles un vote doit être pris. À défaut par le président de l’assemblée de soumettre une proposition, un membre du conseil d’administration peut la soumettre lui-même avant que l’assemblée ne soit ajournée ou close et le conseil d’administration en est saisi sans qu’il soit nécessaire qu’elle soit appuyée.
100.Chaque membre du conseil d’administration a droit à une voix et les questions sont décidées à la majorité, à moins d’une disposition contraire dans la loi ou dans le présent règlement.
Le vote est pris à main levée, à moins que le président de l’assemblée ou la majorité des membres du conseil d’administration présents ne demande le scrutin secret. Si le vote est pris par scrutin secret, le secrétaire de l’assemblée agit comme scrutateur et dépouille le scrutin.
Le vote par procuration n’est pas permis et le président du conseil d’administration a voix prépondérante lorsqu’il y a égalité des voix.
Le procès-verbal de l’assemblée fait état du résultat du vote.
101.Une assemblée du conseil d’administration peut être ajournée en tout temps par le président de l’assemblée ou par un vote majoritaire des membres du conseil d’administration présents. Dans ce cas, le conseil d’administration fixe immédiatement la date de reprise de l’assemblée. L’assemblée peut être reprise sans qu’il soit nécessaire de la convoquer de nouveau.
102.Les dirigeants du conseil de quartier sont :
1°le président;
2°le vice-président si le conseil d’administration crée le poste;
3°le secrétaire;
4°le trésorier.
103.Une même personne ne peut cumuler plusieurs postes de dirigeant.
104.Le conseil d’administration doit, au plus tard 30 jours suivant l’assemblée générale annuelle des membres, et par la suite lorsque les circonstances l’exigent, élire les dirigeants du conseil de quartier.
105.Les dirigeants sont choisis parmi les membres du conseil d’administration.
Toutefois, une personne nommée par cooptation à titre de membre du conseil d’administration ne peut être élue au poste de président du conseil de quartier.
106.Les membres du conseil d’administration désignent l’un d’entre eux pour agir comme président d’élection. Le membre désigné comme président d’élection demeure éligible pour l’un ou l’autre des postes de dirigeant. Il ne peut toutefois présider à l’élection pour un poste de dirigeant pour lequel il est candidat. Les membres du conseil d’administration désignent, pour l’élection de ce dirigeant, un autre président d’élection.
107.Un membre du conseil d’administration peut proposer sa candidature à un poste de dirigeant. La candidature d’un membre peut également être proposée par un autre membre.
La proposition n’a pas besoin d’être appuyée.
Un membre du conseil d’administration qui prévoit être absent au moment du vote peut proposer par écrit sa candidature à un poste de dirigeant.
108.Pour chaque poste de dirigeant, le président d’élection appelle les candidatures. S’il y a plus d’une candidature proposée à un poste de dirigeant, le président d’élection demande à chaque candidat s’il accepte d’être mis en candidature en commençant par le dernier proposé.
109.Le choix des dirigeants se fait par poste de dirigeant. Le vote est pris par scrutin secret. Tous les membres du conseil d’administration présents ont droit de vote. Le vote par procuration n’est pas permis.
110.Pour être élu un candidat doit obtenir la majorité des votes. Plusieurs tours de scrutins doivent être tenus, si nécessaire.
111.Les dirigeants du conseil de quartier ne sont pas rémunérés pour leurs services.
112.À moins que le conseil d’administration en décide autrement lors de son élection, la durée du mandat de chaque dirigeant est d’un terme.
Aux fins du présent article, un terme correspond à la période de temps qui s’écoule entre une assemblée du conseil d’administration où un dirigeant est élu et la prochaine assemblée générale annuelle.
113.Un dirigeant peut démissionner en tout temps en avisant par écrit le président ou le secrétaire ou lors d’une assemblée du conseil d’administration.
Un poste de dirigeant devient vacant lorsque la personne qui l’occupe cesse d’être membre du conseil d’administration.
114.Une vacance à un poste de dirigeant peut être comblée en tout temps par le conseil d’administration.
Le dirigeant élu en remplacement occupe la charge jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle.
115.Le président est le porte-parole du conseil de quartier. Il préside les assemblées du conseil d’administration et celles des membres, à moins, dans ce dernier cas, qu’un président d’assemblée ne soit nommé et n’exerce cette fonction. Il a le contrôle général et la surveillance des affaires du conseil de quartier.
116.Le conseil d’administration peut créer un poste de vice-président, lequel possède les mêmes devoirs et obligations que le président et exerce les mêmes fonctions en son absence.
117.Le secrétaire assiste aux assemblées des membres et du conseil d’administration et est responsable de la rédaction des procès-verbaux. Il remplit les fonctions qui lui sont attribuées par le présent règlement ou par le conseil d’administration. Il a la garde du registre des procès-verbaux et des autres documents du conseil de quartier. Il envoie les avis de convocation aux administrateurs et aux membres. Il veille au maintien d’un secrétariat et des archives du conseil de quartier comprenant notamment les éléments mentionnés à l’article 132.
Le secrétaire est assisté dans ses fonctions par une personne désignée par l’Arrondissement concerné.
118.Le trésorier a la charge et la garde des fonds du conseil de quartier et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis de l’actif et du passif ainsi que des recettes et dépenses du conseil de quartier selon les méthodes comptables généralement reconnues.
CHAPITRE XRÈGLES D’ÉTHIQUE
119.(Abrogé : 2012, R.V.Q. 1876, a. 58).
120.(Abrogé : 2012, R.V.Q. 1876, a. 58).
121.Le conseil d’administration peut créer des comités ou des groupes de travail, composés des personnes qu’il désigne, pour la période et pour les fins qu’il détermine. Ces comités traitent des objets pour lesquels ils sont formés et relèvent du conseil d’administration, auquel ils doivent faire rapport.
122.Le conseil d’administration n’est pas tenu de donner suite aux recommandations d’un comité ou d’un groupe de travail. Toutefois, les membres du conseil de quartier peuvent prendre connaissance de ces recommandations et faire rapport à l’assemblée générale annuelle des membres des activités de ces comités et groupes de travail.
CHAPITRE XIIDISPOSITIONS FINANCIÈRES
123.L’exercice financier du conseil de quartier se termine le 31 décembre de chaque année.
124.Les dépenses et les contrats du conseil de quartier sont décidés par le conseil d’administration. Un dirigeant, un représentant ou un employé du conseil de quartier ne peut ni lier le conseil de quartier par contrat ou autrement ni engager son crédit.
125.Un paiement doit être appuyé des pièces justificatives appropriées et être autorisé au préalable par le conseil d’administration.
126.Les livres comptables sont conservés au siège du conseil de quartier et peuvent être examinés, pendant les heures normales d’ouverture, par un membre du conseil de quartier.
CHAPITRE XII.1VÉRIFICATEUR
126.1.Le vérificateur de la ville est le vérificateur du conseil de quartier.
127.Le comité exécutif peut adresser une requête en dissolution à l’inspecteur général des institutions financières lorsqu’il est d’avis qu’il est impossible de procéder à l’élection d’un nombre suffisant de membres du conseil d’administration pour atteindre le quorum ou sur demande du conseil d’administration approuvée lors d’une assemblée spéciale des membres convoquée à cette fin.
CHAPITRE XIVDISPOSITIONS ADMINISTRATIVES
128.Tous les actes, effets de commerce, transferts, contrats, engagements, obligations et autres documents qui requièrent la signature du conseil de quartier doivent être signés par le président et par le secrétaire ou le trésorier.
129.Les fonds du conseil de quartier sont déposés à son crédit auprès de l’institution financière que le conseil d’administration désigne.
130.Le président, ou une personne désignée à cette fin par le conseil d’administration, est autorisé et habilité à répondre pour le conseil de quartier à un bref, une ordonnance et un interrogatoire émis par une cour, à répondre au nom du conseil de quartier à une saisie-arrêt et à déclarer au nom du conseil de quartier sur une saisie-arrêt dans laquelle le conseil de quartier est tiers-saisi, à faire un affidavit ou une déclaration assermentée en relation avec une saisie-arrêt ou en relation avec une procédure à laquelle le conseil de quartier est partie, à faire une demande de cession de biens ou une requête pour ordonnance de liquidation ou de séquestre contre un débiteur du conseil de quartier, de même qu’à être présent et à voter à une assemblée de créanciers des débiteurs de conseil de quartier et à accorder une procuration relative à ces procédures.
131.Les déclarations devant être produites à l’inspecteur général des institutions financières selon la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales sont signées par le président ou une personne désignée à cette fin par le conseil d’administration.
132.Le conseil de quartier maintient un secrétariat et des archives qui comprennent notamment :
1°un fichier des noms et des coordonnées des membres du conseil de quartier qui ont demandé à être informés directement des principales activités du conseil de quartier;
2°les registres des procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration et des assemblées des membres du conseil de quartier;
3°un système de classement de la correspondance permettant d’assurer un suivi adéquat des dossiers traités par le conseil de quartier.
Les documents mentionnés aux paragraphes 1° et 2° du premier alinéa sont conservés au lieu désigné à cette fin par le conseil d’administration. Ils peuvent être consultés sur demande auprès de la personne désignée en vertu du deuxième alinéa de l’article 117.
CHAPITRE XVDISPOSITION ABROGATIVE
CHAPITRE XVIDISPOSITION FINALE
