Règlement intérieur du conseil d’arrondissement de Sainte-Foy–Sillery–Cap-Rouge sur la délégation de pouvoirs
Ce règlement délègue à certains fonctionnaires le pouvoir de dépenser, d’approuver une demande de soumissions publiques, de louer la propriété de la ville, de procéder à des virements de fonds, d’autoriser l’occupation du domaine public, de fermer temporairement une voie de circulation, de résilier un contrat, de consulter un conseil de quartier, d’approuver un plan d’implantation et d’intégration architecturale, d’emprunter une oeuvre d’art ou d’accorder une subvention.
Le règlement prévoit les conditions dans lesquelles les pouvoirs ainsi délégués peuvent être exercés et le rapport, le cas échéant, que les fonctionnaires doivent faire suite à l’exercice de leur délégation.
1.Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par :
« équipement » : un bien qui conserve sa forme originale jusqu’à désuétude;
« fourniture » : un bien consommé dans le cadre d’une exploitation;
« service autre que professionnel » : un service, qui ne constitue pas un service professionnel, exécuté par une personne qui n’est pas à l’emploi de la ville;
« service professionnel » : un service exécuté par un membre d’une corporation professionnelle régie par le Code des professions (L.R.Q., chapitre C-26) ou un service émanant d’une personne dont la profession est régie par une loi spécifique qui, directement ou par le biais d’une association, corporation, syndic ou bureau, en contrôle l’exercice. Est également considéré comme un service professionnel un avis spécialisé de nature intellectuelle, dispensé par une personne dont la formation pertinente est sanctionnée par un diplôme de niveau universitaire, ou l’équivalent d’une combinaison de sa formation scolaire et de son expertise particulière, ainsi qu’une prestation dispensée par un artiste professionnel au sens de la Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, des métiers d’art et de la littérature et sur leurs contrats avec les diffuseurs (L.R.Q., chapitre S-32.01) et de la Loi sur le statut professionnel et les conditions d’engagement des artistes de la scène, du disque et du cinéma (L.R.Q., chapitre S-32.1);
« titulaire de la délégation » : un fonctionnaire ou employé de la ville à qui le conseil délègue un pouvoir.
CHAPITRE IIDISPOSITIONS GÉNÉRALES
2.Une dépense autorisée en vertu d’une délégation prévue au présent règlement n’a d’effet que si, conformément au règlement adopté en vertu du deuxième alinéa de l’article 477 de la Loi sur les cités et villes (L.R.Q., chapitre 19), des crédits suffisants sont disponibles à cette fin.
De plus, une telle dépense ne peut pas être autorisée si elle engage le crédit de la ville pour une période s’étendant au-delà de l’exercice financier en cours, à moins qu’elle ne soit reliée à une convention entraînant une dépense de 100 000 $ et moins engageant le crédit de la ville pour une période excédant l’exercice financier au cours duquel elle est conclue, mais n’excédant pas cinq ans.
3.Les règles d'attribution des contrats, prévues dans une loi, un règlement ou une résolution, s'appliquent à un contrat accordé en vertu de ce règlement.
Seul le conseil peut demander l’autorisation du ministre des Affaires municipales, des Régions et de l’Occupation du territoire lorsque celle-ci est nécessaire pour l'adjudication d'un contrat à une personne autre que celle qui a fait la soumission conforme la plus basse.
4.Un contrat doit, avant d’être conclu, être approuvé par le Service des affaires juridiques sauf lorsqu’il s’agit :
1°d’un contrat pour l’achat ou la location d’équipement, pour la fourniture d’un service autre que professionnel ou pour l’achat de fourniture, lorsqu’il prend la forme d’une réquisition ou d’un bon de commande;
2°d’un contrat pour la fourniture de services professionnels;
3°d’un contrat rédigé dans une forme déjà approuvée par le Service des affaires juridiques.
5.La signature du président de l’arrondissement n’est pas requise lorsque ce règlement autorise une personne à signer seule un contrat ou un document dont la nature est déterminée au présent règlement.
6.Le greffier ou la personne qu’il désigne signe tous les contrats conclus en vertu des pouvoirs délégués par ce règlement sauf :
1°lorsqu’il s’agit d’un contrat d’achat ou de location d’équipement, de fourniture ou d’un contrat pour la fourniture de services prenant la forme d’une réquisition ou d’un bon de commande;
2°lorsqu’un article du présent règlement autorise un seul signataire.
7.Malgré les articles 5 et 6, le président de l’arrondissement et le greffier ou la personne qu’il désigne peuvent en tout temps signer un contrat relatif à l’exercice des compétences et des pouvoirs de l’arrondissement.
CHAPITRE IIIDÉLÉGATION DU POUVOIR DE DÉPENSER
SECTION IFOURNITURE DE SERVICES PROFESSIONNELS
8.Le conseil délègue au directeur d’arrondissement ou, en cas d’incapacité d’agir de ce dernier, au directeur de la Division des relations avec les citoyens et du soutien administratif, le pouvoir d’autoriser une dépense, d’un montant maximal de 50 000 $, pour la fourniture de services professionnels. Le directeur d’arrondissement ou, en cas d’incapacité d’agir de ce dernier, le directeur de la Division des relations avec les citoyens et du soutien administratif signe seul le contrat afférent.
Le conseil délègue à un directeur de division, le pouvoir d’autoriser une dépense, d’un montant maximal de 10 000 $, pour la fourniture de services professionnels. Le directeur de division signe seul le contrat afférent.
Le conseil délègue à un directeur de section, le pouvoir d’autoriser une dépense, d’un montant maximal de 5 000 $, pour la fourniture de services professionnels. Le directeur de section signe seul le contrat afférent.
Le conseil délègue à un contremaître, à un responsable d’équipement ou à un responsable de bibliothèque, le pouvoir d’autoriser une dépense, d’un montant maximal de 2 500 $, pour la fourniture de services professionnels. Le contremaître, le responsable d’équipement ou le responsable de bibliothèque, selon le cas, signe seul le contrat afférent.
Le conseil délègue à un professionnel, le pouvoir d’autoriser une dépense, d’un montant maximal de 2 000 $, pour la fourniture de services professionnels. Le professionnel signe seul le contrat afférent.
SECTION IIFOURNITURE DE SERVICES AUTRES QUE PROFESSIONNELS, ACHAT OU LOCATION D’ÉQUIPEMENT OU ACHAT DE FOURNITURE
9.Le conseil délègue au directeur d’arrondissement ou, en cas d’incapacité d’agir de ce dernier, au directeur de la Division des relations avec les citoyens et du soutien administratif, le pouvoir d’autoriser une dépense, d’un montant maximal de 100 000 $, pour la fourniture de services autres que professionnels, l’achat ou la location d’équipement ou l’achat de fourniture. Le directeur d’arrondissement ou, en cas d’incapacité d’agir de ce dernier, le directeur de la Division des relations avec les citoyens et du soutien administratif signe seul le contrat afférent.
Le conseil délègue à un directeur de division, le pouvoir d’autoriser une dépense, d’un montant maximal de 25 000 $, pour la fourniture de services autres que professionnels, l’achat ou la location d’équipement ou l’achat de fourniture. Le directeur de division signe seul le contrat afférent.
Le conseil délègue à un directeur de section, le pouvoir d’autoriser une dépense, d’un montant maximal de 10 000 $, pour la fourniture de services autres que professionnels, l’achat ou la location d’équipement ou l’achat de fourniture. Le directeur de section signe seul le contrat afférent.
Le conseil délègue à un contremaître, à un responsable d’équipement ou à un responsable de bibliothèque, le pouvoir d’autoriser une dépense, d’un montant maximal de 5 000 $, pour la fourniture de services autres que professionnels, l’achat ou la location d’équipement ou l’achat de fourniture. Le contremaître, le responsable d’équipement ou le responsable de bibliothèque, selon le cas, signe seul le contrat afférent.
Le conseil délègue à un professionnel, le pouvoir d’autoriser une dépense, d’un montant maximal de 2 500 $, pour la fourniture de services autres que professionnels, l’achat ou la location d’équipement ou l’achat de fourniture. Le professionnel signe seul le contrat afférent.
Le conseil délègue à un technicien, le pouvoir d’autoriser une dépense, d’un montant maximal de 2 000 $, pour la fourniture de services autres que professionnels, l’achat ou la location d’équipement ou l’achat de fourniture. Le technicien signe seul le contrat afférent.
Le conseil délègue à un technicien-coordonnateur à la bibliothèque ou à un commis intermédiaire, le pouvoir d’autoriser une dépense, d’un montant maximal de 1 000 $, pour la fourniture de services autres que professionnels, l’achat ou la location d’équipement ou l’achat de fourniture. Le technicien-coordonnateur à la bibliothèque ou le commis intermédiaire, selon le cas, signe seul le contrat afférent.
Le conseil délègue à un coordonnateur aux équipements de loisir, le pouvoir d’autoriser une dépense, d’un montant maximal de 500 $, pour la fourniture de services autres que professionnels, l’achat ou la location d’équipement ou l’achat de fourniture. Le coordonnateur aux équipements de loisir signe seul le contrat afférent.
SECTION IIILOCATION D’UN IMMEUBLE OU D’UN LOCAL QUI APPARTIENT À UN TIERS
10.Le conseil délègue au directeur d’arrondissement ou, en cas d’incapacité d’agir de ce dernier, au directeur de la Division des relations avec les citoyens et du soutien administratif, le pouvoir de louer un immeuble ou un local qui appartient à un tiers pour un bail d’une durée maximale de cinq ans et d’un montant maximal de 50 000 $. Le directeur d’arrondissement ou, en cas d’incapacité d’agir de ce dernier, le directeur de la Division des relations avec les citoyens et du soutien administratif signe le contrat afférent.
Le conseil délègue à un directeur de division, le pouvoir de louer un immeuble ou un local qui appartient à un tiers pour un bail d’une durée maximale de cinq ans et d’un montant maximal de 25 000 $. Le directeur de division signe le contrat afférent.
SECTION IVPRÉSENTATION D’UN SPECTACLE
11.Le conseil délègue au directeur d’arrondissement ou, en cas d’incapacité d’agir de ce dernier, au directeur de la Division des relations avec les citoyens et du soutien administratif, le pouvoir d’autoriser la présentation d’un spectacle à un endroit qui relève du conseil si la dépense maximale reliée à la présentation de ce spectacle est de 50 000 $ comprenant une réduction de tarif ou un autre apport de la ville en services ou autrement. Le directeur d’arrondissement ou, en cas d’incapacité d’agir de ce dernier, le directeur de la Division des relations avec les citoyens et du soutien administratif signe seul le contrat afférent.
Le conseil délègue à un directeur de division, le pouvoir d’autoriser la présentation d’un spectacle à un endroit qui relève du conseil si la dépense maximale reliée à la présentation de ce spectacle est de 10 000 $ comprenant une réduction de tarif ou un autre apport de la ville en services ou autrement. Le directeur de division signe seul le contrat afférent.
Le conseil délègue à un directeur de section, le pouvoir d’autoriser la présentation d’un spectacle à un endroit qui relève du conseil si la dépense maximale reliée à la présentation de ce spectacle est de 5 000 $ comprenant une réduction de tarif ou un autre apport de la ville en services ou autrement. Le directeur de section signe seul le contrat afférent.
Le conseil délègue à un responsable d’équipement ou à un responsable de bibliothèque, le pouvoir d’autoriser la présentation d’un spectacle à un endroit qui relève du conseil si la dépense maximale reliée à la présentation de ce spectacle est de 2 500 $ comprenant une réduction de tarif ou un autre apport de la ville en services ou autrement. Le responsable d’équipement ou le responsable de bibliothèque, selon le cas, signe seul le contrat afférent.
SECTION VDÉPENSE SUPPLÉMENTAIRE RELIÉE À UN CONTRAT
12.Le conseil délègue au directeur d’arrondissement ou, en cas d’incapacité d’agir de ce dernier, au directeur de la Division des relations avec les citoyens et du soutien administratif, le pouvoir d’autoriser une dépense supplémentaire reliée à un contrat autre qu’un contrat de service professionnel adjugé par le conseil.
L’autorisation mentionnée au premier alinéa peut être donnée si des fonds sont disponibles à cette fin et si la dépense supplémentaire ne dépasse pas le moins élevé des montants suivants :
1°10 % du prix du contrat tel qu’adjugé initialement;
2°100 000 $.
L’autorisation mentionnée au premier alinéa doit concerner une modification mineure qui n’affecte pas substantiellement la nature du contrat adjugé.
Le directeur d’arrondissement ou, en cas d’incapacité d’agir de ce dernier, le directeur de la Division des relations avec les citoyens et du soutien administratif signe le contrat afférent.
SECTION VIAUTORISATION À EFFECTUER DU TEMPS SUPPLÉMENTAIRE
13.Le conseil délègue à une personne mentionnée au deuxième alinéa, le pouvoir d’autoriser une personne à effectuer du temps supplémentaire, sous réserve du respect de la convention collective ou de l’entente de travail qui régit cette personne et de l’existence d’une somme suffisante au poste budgétaire concerné.
La personne visée au premier alinéa est une des personnes suivantes :
1°le directeur d’arrondissement;
2°un directeur de division;
3°un directeur de section;
4°un contremaître;
5°un responsable d’équipement;
6°un responsable de bibliothèque;
7°une personne autorisée en vertu d’une convention collective.
Une personne mentionnée au deuxième alinéa qui autorise à effectuer du temps supplémentaire, conformément au premier alinéa, signe seul le contrat afférent.
SECTION VIITAXES APPLICABLES
14.Le montant d’une dépense ou la valeur d’un contrat relié à une délégation prévue à un des articles 8 à 13 comprend les taxes applicables.
SECTION VIIIRAPPORT SUIVANT L’EXERCICE DE LA DÉLÉGATION
15.Le titulaire de la délégation visée à un des articles 8 à 12 qui exerce sa délégation en fait rapport au conseil au plus tard à la première séance ordinaire du conseil qui suit l’expiration d’un délai de 25 jours suivant l’exercice de la délégation.
16.Le titulaire de la délégation visée à l’article 13 qui exerce sa délégation en fait rapport au conseil à la première séance ordinaire du conseil qui suit l’expiration d’un délai de 25 jours suivant l’exercice de la délégation.
CHAPITRE IVDÉLÉGATION DU POUVOIR D’APPROUVER UNE DEMANDE DE SOUMISSIONS PUBLIQUES
17.Le conseil délègue au directeur d’arrondissement ou, en cas d’incapacité d’agir de ce dernier, au directeur de la Division des relations avec les citoyens et du soutien administratif, de même qu’au directeur de division chargé de la réalisation du projet concerné, le pouvoir d’approuver une demande de soumissions publiques dans une matière qui relève de la compétence du conseil, et, selon le cas, qui concerne le projet que le directeur de division est chargé de réaliser. Le directeur d’arrondissement ou, en cas d’incapacité d’agir de ce dernier, le directeur de la Division des relations avec les citoyens et du soutien administratif ou, selon le cas, le directeur de la division chargé de réaliser le projet signe seul le contrat afférent.
CHAPITRE VDÉLÉGATION DU POUVOIR DE LOUER, À UN TIERS, LA PROPRIÉTÉ DE LA VILLE
18.Le conseil délègue à une personne mentionnée au deuxième alinéa, le pouvoir d’autoriser la location d’un équipement récréatif ou d’un bien qui relève du conseil sous réserve du respect des tarifs décrétés.
La personne visée au premier alinéa est une des personnes suivantes :
1°le directeur d’arrondissement;
2°le directeur de la Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire;
3°un directeur de section de la Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire;
4°un contremaître de la Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire;
5°un responsable d’équipement;
6°un responsable de bibliothèque;
7°un conseiller en loisir;
8°un coordonnateur aux équipements de loisir;
9°un préposé à la facturation;
10°un préposé à une activité;
11°un préposé à un équipement récréatif;
12°un responsable de sports et de plein air;
13°un technicien aux activités de loisir ou aux activités culturelles.
Une personne mentionnée au deuxième alinéa qui autorise la location ou la fourniture d’un service conformément au premier alinéa signe seule le contrat afférent.
19.Le conseil délègue au directeur d’arrondissement ou, en cas d’incapacité d’agir de ce dernier, au directeur de la Division des relations avec les citoyens et du soutien administratif, le pouvoir de louer à un tiers un immeuble ou un local qui appartient à la ville et qui relève du conseil. La durée maximale du bail est de cinq ans et celui-ci doit respecter les tarifs décrétés ou, à défaut de tarifs, la juste valeur marchande de l’immeuble ou du local loué. Le directeur d’arrondissement ou, en cas d’incapacité d’agir de ce dernier, le directeur de la Division des relations avec les citoyens et du soutien administratif signe le contrat afférent.
CHAPITRE VIDÉLÉGATION DU POUVOIR DE PROCÉDER À UN VIREMENT DE FONDS
20.Le conseil délègue au directeur d’arrondissement ou à un directeur de division, le pouvoir de procéder à un virement de fonds d’un poste budgétaire à un autre, pourvu que ces postes relèvent du conseil. Le directeur d’arrondissement signe le formulaire de virement de fonds afférent.
Le titulaire de la délégation visée au premier alinéa qui exerce sa délégation en fait rapport au conseil au plus tard à la première séance du conseil qui suit l’expiration d’un délai de 25 jours suivant l’exercice de la délégation.
CHAPITRE VIIDÉLÉGATION DU POUVOIR D’AUTORISER L’OCCUPATION DU DOMAINE PUBLIC
21.Le conseil délègue au directeur d’arrondissement ou à un directeur de division, le pouvoir de :
1°autoriser aux conditions et pour le loyer qu’il détermine, une occupation temporaire du domaine public de la ville tant au-dessus qu’au-dessous des terrains publics, trottoirs, rues et ruelles qui relèvent du conseil;
2°prescrire, s’il y a lieu, la manière d’exécuter les travaux relatifs à cette occupation et les matériaux à utiliser;
3°prévoir la révocation d’une autorisation donnée en vertu du paragraphe 1°, sur avis écrit à cet effet, signifié au propriétaire de l’immeuble bénéficiant de l’autorisation et publié au bureau de la publicité des droits au moins un mois avant la révocation;
le tout conformément à l’article 91 de l’annexe C de la Charte de la Ville de Québec (L.R.Q., chapitre C-11.5).
Une personne mentionnée au premier alinéa qui autorise l’occupation du domaine public conformément au premier alinéa signe seule le contrat afférent.
22.Le titulaire de la délégation visée à l’article 21 qui exerce sa délégation en fait rapport au plus tard à la première séance du conseil qui suit l’expiration d’un délai de 25 jours suivant l’exercice de la délégation.
CHAPITRE VIIIDÉLÉGATION DU POUVOIR DE FERMER TEMPORAIREMENT UNE VOIE DE CIRCULATION
23.Le conseil délègue au directeur d’arrondissement ou à un directeur de division, le pouvoir de fermer temporairement une voie de circulation qui relève du conseil.
Le titulaire de la délégation visée au premier alinéa qui exerce sa délégation en fait rapport au conseil au plus tard à la première séance du conseil qui suit l’expiration d’un délai de 25 jours suivant l’exercice de la délégation.
CHAPITRE IXDÉLÉGATION DU POUVOIR DE RÉSILIER UN CONTRAT
24.Le conseil délègue au directeur d’arrondissement ou, en cas d’incapacité d’agir de ce dernier, au directeur de la Division des relations avec les citoyens et du soutien administratif, le pouvoir de résilier un contrat octroyé par le conseil lorsque la santé, la sécurité des personnes ou les intérêts de la ville ne sont pas protégés adéquatement en raison d’une prestation déficiente ou du non-respect d’une obligation et que tout délai serait de nature à causer un préjudice à la ville ou à ses citoyens. Le directeur d’arrondissement ou, en cas d’incapacité d’agir de ce dernier, le directeur de la Division des relations avec les citoyens et du soutien administratif signe seul cette résiliation.
CHAPITRE XDÉLÉGATION DU POUVOIR DE CONSULTER UN CONSEIL DE QUARTIER
25.Le conseil délègue au directeur d’arrondissement ou, en cas d’incapacité d’agir de ce dernier, au directeur de la Division des relations avec les citoyens et du soutien administratif, le pouvoir de consulter un conseil de quartier sur une matière qui doit être soumise à la consultation d’un conseil de quartier conformément au Règlement sur la politique de consultation publique, R.R.V.Q., chapitre P-4.
CHAPITRE XIAPPROBATION D’UN PLAN D’IMPLANTATION ET D’INTÉGRATION ARCHITECTURALE
26.Le conseil délègue au directeur de la Division de la gestion du territoire ou, en cas d’incapacité d’agir de ce dernier, à un directeur de section de cette division, le pouvoir d’approuver un plan d’implantation et d’intégration architecturale lorsque les conditions suivantes sont remplies :
1°le comité consultatif d’urbanisme fait une recommandation positive à l’égard du plan;
2°la Commission d’urbanisme et de conservation fait, le cas échéant, une recommandation positive à l’égard du plan;
3°la délivrance du permis ne requiert aucune autre modification que celle demandée par le comité consultatif d’urbanisme ou la Commission d’urbanisme et de conservation.
Le directeur de la Division de la gestion du territoire ou, en cas d’incapacité d’agir de ce dernier, un directeur de section de cette division signe seul l’approbation visée au premier alinéa.
CHAPITRE XIIEMPRUNT D’UNE ŒUVRE D’ART
27.Le conseil délègue à une personne mentionnée au deuxième alinéa, le pouvoir d’emprunter une œuvre d’art à l’occasion d’une exposition.
La personne visée au premier alinéa est une des personnes suivantes :
1°le directeur d’arrondissement;
2°le directeur de la Division des relations avec les citoyens et du soutien administratif;
3°le direction de division, un directeur de section, un responsable d’équipement, un responsable de bibliothèque, un technicien en loisir ou un conseiller, de la Division de la culture, du loisir et de la vie communautaire.
Une personne mentionnée au deuxième alinéa qui emprunte une œuvre d’art, conformément au premier alinéa, signe seule le contrat afférent.
CHAPITRE XIIIDÉLÉGATION DU POUVOIR D’ACCORDER UNE SUBVENTION
28.Le conseil délègue au directeur d’arrondissement, à un directeur de division ou à un directeur de section, le pouvoir d’accorder une subvention en service, dont la valeur ne dépasse pas un montant équivalent à celui de la location d’un local ou d’un équipement de la ville pour une semaine, à un organisme qui exerce ses activités dans l’arrondissement, qui a pour mission le développement économique local, communautaire, culturel, social ou dont le but est d’organiser et de favoriser l’activité physique ou culturelle.
CHAPITRE XIVDISPOSITION FINALE
29.Le présent règlement entre en vigueur conformément à la loi
Je donne avis qu’à une prochaine séance, il sera présenté un règlement déléguant à certains fonctionnaires le pouvoir de dépenser, d’approuver une demande de soumissions publiques, de louer la propriété de la ville, de procéder à des virements de fonds, d’autoriser l’occupation du domaine public, de fermer temporairement une voie de circulation, de résilier un contrat, de consulter un conseil de quartier, d’approuver un plan d’implantation et d’intégration architecturale, d’emprunter une oeuvre d’art ou d’accorder une subvention.
Le règlement prévoit les conditions dans lesquelles les pouvoirs ainsi délégués peuvent être exercés et le rapport, le cas échéant, que les fonctionnaires doivent faire suite à l’exercice de leur délégation.
Dispense de lecture de ce règlement est demandée puisque tous les membres du conseil ont reçu une copie du projet de règlement.
