Règlements de la Ville de Québec

 
Service des affaires juridiques
Ce document est une codification administrative
Arrondissement de Charlesbourg
RÈGLEMENT R.C.A.4V.Q. 1
Règlement intérieur du conseil d’arrondissement de Charlesbourg sur la régie interne et la procédure d’assemblée
NOTES EXPLICATIVES
CHAPITRE I
DÉFINITIONS
1.Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par :
« ajournement » : le report à une autre journée d’une séance du conseil qui n’est pas terminée;
« comité administratif du conseil » : un comité formé des membres du conseil;
« jour non juridique » :un jour non juridique au sens du Code de procédure civile (L.R.Q., chapitre C-25);
« point d’ordre » : l’intervention d’un membre du conseil qui demande au président de faire respecter les règles de régie interne et de procédure d’assemblée prescrites par le présent règlement et d’assurer l’ordre ou le décorum;
« question de privilège » : l’intervention d’un membre du conseil qui se croit atteint dans son honneur ou qui estime que ses droits, privilèges et prérogatives ou ceux du conseil sont lésés;
« question de règlement » : une question adressée au président lui demandant d’interpréter le présent règlement;
« suspension » : l’interruption temporaire d’une séance du conseil.
CHAPITRE II
SÉANCES DU CONSEIL
2.Le conseil tient ses séances dans la salle du conseil d’arrondissement ou dans la salle de la Cité, sises au rez-de-chaussée, ou dans la salle du comité plénier, sise au 3e étage, du 160, 76e Rue Est.
Il peut, par résolution, fixer un autre endroit situé ailleurs sur le territoire de l’arrondissement.
3.Une partie de la salle est réservée aux membres du conseil, au directeur d’arrondissement, au secrétaire d’arrondissement ainsi qu’au personnel municipal.
4.Les membres du conseil occupent les sièges indiqués par le secrétaire d’arrondissement qui les attribue selon les instructions du président de l’arrondissement.
5.Lorsqu’un membre du conseil désire prendre la parole, il doit signifier son intention au président en levant la main.
Le président donne la parole aux membres de façon équitable, afin de faire progresser les travaux du conseil, et en tenant compte de l’ordre des demandes. Sa décision à cet égard est sans appel.
Les membres parlent de leur place, en s’adressant au président.
6.Les délibérations doivent se dérouler de façon polie, calme, digne et à haute et intelligible voix. Tout manquement peut faire l’objet d’un appel à l’ordre immédiat de la part du président.
7.Un membre du conseil qui exerce son droit de parole ne peut être interrompu sauf par le président, pour le rappeler à l’ordre, ainsi que par un autre membre qui désire soulever une question de privilège, une question de règlement ou un point d’ordre.
8.L’ajournement d’une séance ne peut être proposé alors qu’un membre du conseil exerce son droit de parole, ou alors qu’une proposition est mise aux voix.
9.Le public est admis dans la partie de la salle désignée à cette fin.
10.Les séances du conseil sont publiques.
11.Une personne qui assiste à une séance du conseil doit garder le silence et s’abstenir de troubler l’ordre ou le décorum.
12.Une personne peut photographier ou enregistrer par quelque moyen que ce soit les séances du conseil pourvu que cela n’en trouble pas l’ordre ou le décorum.
SECTION I
SÉANCE ORDINAIRE DU CONSEIL
13.La séance ordinaire du conseil se tient le dernier mardi de chaque mois. Elle débute à 19 heures et prend fin au plus tard à 22 heures.
Malgré le premier alinéa, les séances ordinaires des mois de juillet et de décembre se tiennent respectivement le premier mardi du mois de juillet et le deuxième mardi du mois de décembre.
Malgré le premier alinéa, lors d’une année d’élection générale, la séance ordinaire du mois d’octobre, se tient au plus tard le 30è jour précédent celui fixé pour le scrutin. Lors de cette même année, la séance ordinaire du mois de novembre se tient le dernier mercredi.
Si le jour fixé pour la tenue d’une séance est un jour non juridique ou si c’est un jour où une séance du conseil de la ville ou du conseil d’agglomération est déjà prévue ou reportée, le cas échéant, la séance du conseil se tient le jour juridique suivant.
SECTION II
SÉANCE EXTRAORDINAIRE
14.Le président de l’arrondissement peut convoquer une séance extraordinaire du conseil lorsqu’il le juge à propos, par ordre verbal ou écrit au secrétaire d’arrondissement.
15.Au moins trois membres du conseil peuvent demander au président de l’arrondissement, par écrit, sous leur signature, de convoquer une séance extraordinaire, en indiquant sommairement les affaires qui doivent être soumises à cette séance.
À défaut par le président de l’arrondissement de convoquer dans les 48 heures une telle séance à être tenue au plus tard le cinquième jour suivant la date de la demande, ces membres peuvent ordonner la convocation de cette séance en faisant une demande par écrit, sous leur signature, au secrétaire d’arrondissement.
La demande adressée au secrétaire d’arrondissement doit être accompagnée de la demande écrite faite au président de l’arrondissement et indiquer la date et l’heure auxquelles elle a été remise à ce dernier.
16.Sur réception d’une demande de convocation, le secrétaire d’arrondissement dresse un avis de convocation indiquant sommairement les affaires qui seront soumises à cette séance et fait signifier cet avis conformément à la loi, à chaque membre du conseil au plus tard 24 heures avant l’heure fixée pour le début de la séance.
17.Un membre du conseil présent à une séance extraordinaire peut renoncer par écrit à l’avis de convocation de cette séance.
18.Lors d’une séance extraordinaire, le conseil ne peut prendre en considération que les affaires spécifiées dans l’avis de convocation, sauf si tous les membres du conseil sont présents et y consentent.
SECTION III
COMITÉ ADMINISTRATIF DU CONSEIL
19.Le président de l’arrondissement peut convoquer en tout temps le comité administratif du conseil.
Le secrétaire d’arrondissement, sur réception d’une demande à cet effet, dresse un avis de convocation indiquant les affaires qui seront soumises à cette assemblée du comité administratif du conseil et le transmet aux membres du conseil en utilisant les moyens qu’il juge nécessaires.
20.Le président de l’arrondissement ou la personne qu’il désigne préside et dirige les débats de l’assemblée du comité administratif du conseil.
21.Le comité administratif du conseil siège à huis clos.
SECTION IV
COMITÉS ET COMMISSIONS DU CONSEIL D’ARRONDISSEMENT
22.Le conseil peut créer des comités et des commissions dont il précise le mandat.
23.Le conseil nomme les personnes qui siègent à ces comités ou commissions.
24.Les comités et commissions rendent compte de leurs travaux au moyen de rapports signés par leur président ou par la majorité des membres qui les composent.
Avant d’être déposé au conseil, un rapport doit d’abord être acheminé au directeur d’arrondissement.
CHAPITRE III
PRÉSIDENCE DE L’ARRONDISSEMENT ET DES SÉANCES DU CONSEIL
25.À la première séance ordinaire qui suit une élection générale, le conseil désigne un de ses membres pour exercer la présidence de l’arrondissement.
26.Le président de l’arrondissement préside les séances du conseil; en cas d’absence de ce dernier, le conseil choisit un de ses membres pour présider.
27.En plus de présider les séances du conseil, le président en maintient l’ordre et le décorum. À cet effet, il peut ordonner à une personne de se conformer au présent règlement.
Il peut ordonner l’expulsion de toute personne qui trouble l’ordre. En cas de tumulte, le président peut ordonner la suspension de la séance ou son ajournement au prochain jour juridique à 19 heures.
Au cours de la séance, le président se prononce sur toute question d’application du présent règlement. Un membre peut faire appel au conseil de la décision du président. Ce membre doit exposer succinctement les motifs de son appel, lequel est décidé sans débat par la majorité des membres du conseil alors présents.
28.Seul le président est habilité à accorder un droit de parole lors des séances du conseil.
CHAPITRE IV
DÉROULEMENT DES SÉANCES DU CONSEIL
29.Le conseil peut, en tout temps, si tous les membres présents y consentent, suspendre l’application d’une règle de procédure prévue au présent règlement, sauf s’il s’agit d’une règle de procédure imposée par la loi.
SECTION I
OUVERTURE DE LA SÉANCE
30.À l’heure fixée pour la séance, s’il y a quorum, le président prend son fauteuil. Toutes les personnes alors présentes doivent se tenir debout et le président les invite alors à se recueillir quelques instants.
Le président déclare ensuite la séance ouverte.
SECTION II
QUORUM
31.La majorité des membres du conseil constitue le quorum.
32.Si, à l’expiration de 30 minutes après l’heure fixée pour le début de la séance, il n’y a pas quorum, deux membres du conseil le constatent, font enregistrer l’heure et les noms des membres qui sont présents et la séance est reportée à une date ultérieure.
Avis spécial de ce report doit être donné par le secrétaire d’arrondissement, aux membres du conseil alors absents. La séance ne peut être fixée au lendemain de façon à permettre au secrétaire d’arrondissement de signifier les avis.
Si la séance n’est pas ainsi reportée, le secrétaire d’arrondissement, après l’expiration des 30 minutes suivant l’heure fixée pour le début de la séance, dresse un procès-verbal de ce constat et quitte.
33.Lorsque le président constate, après l’ouverture de la séance, qu’il y a absence de quorum, il doit suspendre pour une période de 30 minutes. À l’expiration de ce délai, deux membres du conseil ayant constaté le défaut de quorum font enregistrer l’heure et les noms des membres présents et la séance est reportée à une date ultérieure.
Avis spécial de cet ajournement doit être donné, par le secrétaire d’arrondissement, aux membres du conseil absents lors de l’ajournement. La séance ne peut être fixée au lendemain pour permettre au secrétaire d’arrondissement de signifier les avis.
Si la séance n’est pas ainsi reportée, le secrétaire d’arrondissement, après l’expiration des 30 minutes suivant l’heure fixée pour le début de la séance, dresse un procès-verbal de ce constat et quitte.
SECTION III
ORDRE DU JOUR
34.Le secrétaire d’arrondissement prépare l’ordre du jour des séances ordinaires du conseil en suivant l’ordre prescrit au présent règlement.
35.Au plus tard le jour juridique précédant une séance ordinaire du conseil, le secrétaire d’arrondissement transmet aux membres du conseil et met à la disposition du public l’ordre du jour de la séance.
Le secrétaire d’arrondissement transmet aussi, à cette occasion, aux membres du conseil, les projets de résolution et de règlement ainsi que toute autre documentation pertinente.
36.Les matières soumises au conseil sont considérées dans l’ordre suivant :
1°adoption de l’ordre du jour;
2°approbation du procès-verbal;
3°matière nécessitant une consultation publique;
4°communications écrites au conseil;
5°première période de questions des citoyens, portant sur les points inscrits à l’ordre du jour;
6°propositions;
7°
a) avis de motion;
b) projets de règlement;
8°adoption des règlements;
9°deuxième période de questions des citoyens;
10°période d’intervention des membres du conseil;
11°clôture.
En tout temps, le conseil peut, par le vote favorable de la majorité des membres présents, modifier l’ordre de considération des matières à l’ordre du jour.
SECTION IV
APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL
37.Une copie du procès-verbal de la séance précédente doit être remise à chaque membre du conseil au plus tard la veille de la séance à laquelle il doit être approuvé. Le secrétaire d’arrondissement est alors dispensé d’en faire lecture avant son approbation.
SECTION V
CLÔTURE
38.Lorsque le conseil a statué sur toutes les matières inscrites à l’ordre du jour, le président déclare la séance close.
39.À moins que le conseil ne décide de prolonger la séance conformément à l’article 40, le président doit suspendre ou ajourner la séance à 22 heures ou, s’il y a déjà eu une interruption ou une suspension de la séance, après trois heures de délibérations. Si toutes les matières à l’ordre du jour n’ont pas été considérées à ce moment, la séance doit reprendre à 19 heures le jour juridique suivant, à moins que le conseil ne décide d’ajourner ou de suspendre pour une période différente par le vote favorable de la majorité des membres présents. La séance doit reprendre là où elle a été suspendue.
40.Malgré l’article 39, le conseil peut, autant de fois qu’il le désire, par le vote favorable de la majorité des membres présents, prolonger la séance pour une période additionnelle de 30 minutes.
CHAPITRE V
COMMUNICATIONS ÉCRITES AU CONSEIL
41.Quiconque désire transmettre au conseil une lettre, une requête, une pétition, un rapport ou tout autre document doit le faire parvenir au secrétaire d’arrondissement en indiquant son nom, le nom de l’organisme qu’il représente, s’il y a lieu, et l’adresse où peut être transmise toute communication.
Le secrétaire d’arrondissement dépose ces documents à la séance qui suit leur réception et informe le conseil de leur nature de même que des noms des personnes qui les ont transmis ainsi que, s’il y a lieu, des organismes qu’elles représentent.
Malgré ce qui précède, le président peut autoriser, lors d’une séance, le dépôt d’une lettre, d’une requête, d’une pétition, d’un rapport ou de tout autre document.
CHAPITRE VI
MATIÈRES NÉCESSITANT UNE CONSULTATION PUBLIQUE
42.Lors d’une assemblée publique de consultation prévue par la loi ou décidée par le conseil ou lorsque la loi permet à une personne intéressée de se faire entendre par le conseil relativement à une matière inscrite à l’ordre du jour, le président du conseil de l’arrondissement ou toute personne qu’il désigne, explique l’objet de la consultation et permet par la suite aux personnes intéressées de s’exprimer et s’il y a lieu, aux membres du conseil, d’apporter des explications additionnelles.
CHAPITRE VII
RÈGLEMENTS
43.Tout règlement doit être précédé d’un avis de motion donné en séance du conseil et être lu à une séance subséquente tenue à un jour ultérieur.
44.Avant son adoption, le règlement est lu à moins qu’une demande de dispense de lecture n’ait été faite en même temps que l’avis de motion et qu’une copie du projet n’ait été immédiatement remise aux membres du conseil présents et remise aux autres au plus tard deux jours juridiques avant la séance à laquelle il doit être adopté.
45.Lorsque le projet de règlement est déposé en même temps que l’avis de motion, le président soumet pour adoption, lors de la séance prévue à cette fin.
Avant l’adoption, les membres peuvent proposer des modifications par voie de proposition et, dans ce cas, les articles 50 à 56 s’appliquent en faisant les adaptations nécessaires.
46.Si des modifications sont apportées au projet, son adoption est suspendue. Ce projet de règlement est alors retourné au directeur d’arrondissement pour que les modifications y soient intégrées. Le directeur d’arrondissement doit faire rapport à la prochaine séance. Le conseil ne peut se prononcer sur les modifications avant d’avoir reçu ce rapport.
Le conseil peut toutefois corriger une erreur cléricale dans un projet de règlement.
Lorsque le directeur d’arrondissement fait rapport au conseil sur les modifications apportées, le projet de règlement est de nouveau déposé pour adoption finale.
47.En tout temps, le directeur d’arrondissement peut recommander au conseil de considérer certaines modifications au projet de règlement avant son adoption finale.
Après que chacune des modifications a été étudiées, adoptées et intégrées, s’il y a lieu, le président déclare le règlement adopté.
CHAPITRE VIII
PROPOSITIONS
48.Une proposition, pour être discutée lors d’une séance, doit être inscrite à l’ordre du jour.
Pour être inscrite, le texte de la proposition doit être déposé auprès du secrétaire d’arrondissement par écrit au moins 48 heures avant l’expédition de l’avis de convocation pour la séance.
Le dépôt d’une proposition n’est pas requis pour les propositions que le conseil accepte de discuter à l’unanimité de ses membres présents.
49.Les propositions sont appelées par le président selon leur inscription à l’ordre du jour adopté.
50.Le secrétaire d’arrondissement, à moins que le membre préfère le faire lui-même, fait lecture de la proposition. La proposition ne peut alors être retirée sans le consentement du conseil.
51.Le président donne d’abord la parole à celui qui a présenté la proposition. Tous les membres du conseil qui le désirent peuvent ensuite prendre la parole sur cette proposition.
52.Lorsque tous ceux qui le désirent ont exercé leur droit de parole, le président accorde, s’il y a lieu, un droit de réplique à celui qui a présenté la proposition.
53.Tout membre du conseil peut demander le vote sur une proposition.
54.Une proposition peut faire l’objet d’un amendement.
Une proposition d’amendement doit avoir pour effet de modifier l’objet de la proposition principale. Elle ne doit pas en être la négation pure et simple.
55.Le conseil considère les propositions d’amendement, selon l’ordre inverse de présentation, avant de considérer la proposition.
Les règles prévues à l’article 51 s’appliquent également à l’examen d’une proposition d’amendement.
56.En tout temps pendant le débat, un membre du conseil qui se croit suffisamment informé peut demander que le vote soit pris immédiatement sur la proposition.
Si le membre du conseil qui demande ainsi que le vote soit pris sur la proposition reçoit l’appui d’un autre membre, le président doit immédiatement demander au conseil si le débat peut être interrompu. Si la majorité des membres du conseil y consent, la proposition faisant l’objet des délibérations est alors soumise au vote.
CHAPITRE IX
PÉRIODE DE QUESTIONS DES CITOYENS
57.À chaque séance, le public peut adresser des questions aux membres du conseil lors des périodes prévues à cette fin.
58.Lors d’une séance ordinaire, les deux périodes de questions sont d’une durée maximale de 20 minutes.
Lors des séances extraordinaires, la période de questions est d’une durée maximale de 20 minutes et elle ne porte que sur les matières à l’ordre du jour.
Toutefois, la durée de chaque période ou partie de période de questions peut être prolongée avec le consentement de la majorité des membres présents.
59.La première période de questions ne doit porter que sur les points inscrits à l’ordre du jour de la séance.
60.Avant que débute la première période de questions, le président demande aux membres s’ils ont des réponses à fournir à des questions posées à des séances antérieures.
61.Au début de la période de questions, le président invite les personnes présentes qui désirent poser une question à se rendre à l’endroit prévu à cette fin.
62.Le président donne la parole aux personnes qui désirent poser une question dans l’ordre suivant lequel elles se présentent à l’endroit prévu à cette fin.
63.Une personne qui désire poser une question doit s’identifier en déclinant son nom.
64.Une personne qui pose une question doit s’adresser au président et utiliser un langage convenable et respectueux.
65.Une personne qui pose une question doit désigner le président par son titre et tout autre membre du conseil, par son nom ou par son titre.
66.Une personne ne peut poser qu’une seule question tant que d’autres personnes présentes n’ont pas encore eu l’occasion de poser leur question. Le président peut cependant permettre une question complémentaire à celle déjà posée.
67.Lorsqu’une personne intervient sans formuler de question, le président peut l’interrompre et lui demander de poser sa question.
Le président peut également refuser une question ou interrompre et retirer le droit de parole à toute personne qui contrevient au présent règlement ou qui formule une question frivole, vexatoire ou de nature à déconsidérer l’utilisation de la période de questions.
68.Le président peut, à l’expiration du délai prévu pour la période de questions, permettre à une personne qui a commencé à poser une question, de la terminer et à celui à qui elle est adressée, d’y répondre.
69.Le membre du conseil à qui est adressée une question, peut y répondre à la même séance, verbalement ou par écrit, ou indiquer à la personne qui a posé la question à quel moment et de quelle façon il y répondra. Il peut aussi refuser d’y répondre à sa seule discrétion.
Lorsque le membre à qui la question s’adresse choisit d’y répondre par écrit, la personne qui pose la question doit fournir au secrétaire d’arrondissement, au cours de la séance où elle est posée, l’adresse où elle désire que lui soit expédiée la réponse.
CHAPITRE X
INTERVENTION DES MEMBRES DU CONSEIL
70.La période d’intervention des membres du conseil est d’une durée maximale de 20 minutes.
71.Le président accorde le droit de parole de façon équitable, en tenant compte des partis politiques représentés au conseil et des membres du conseil indépendants.
72.Un membre du conseil à qui est adressée une question, peut y répondre ou refuser d’y répondre à sa seule discrétion.
CHAPITRE XI
DÉLIBÉRATIONS DU CONSEIL
73.Toute proposition faite par un membre doit être appuyée avant d’être débattue.
74.En tout temps pendant les délibérations sur une question soumise à l’attention du conseil, un membre du conseil qui se croit suffisamment informé peut demander que le vote soit pris immédiatement sur cette question.
Si le membre du conseil qui demande ainsi que le vote soit pris sur la question soumise à l’attention du conseil reçoit l’appui d’un autre membre, le président doit immédiatement demander au conseil si le débat peut être interrompu. Si la majorité des membres du conseil y consent, la question faisant l’objet des délibérations est alors soumise au vote.
75.Le secrétaire d’arrondissement note au procès-verbal le nom de ceux qui ont voté en faveur d’une proposition et de ceux qui ont voté contre.
76.Le président ou toute personne qui préside une séance du conseil a droit de voter mais n’est pas tenu de le faire.
Tout autre membre du conseil est tenu de voter, à moins qu’il n’en soit empêché en raison de son intérêt dans la question concernée, conformément à la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités (L.R.Q., chapitre E-2.2).
CHAPITRE XII
INFRACTIONS ET PEINES
77.Nul ne peut refuser de se conformer à un ordre du président ou à une décision du conseil rendue conformément à l’article 26.
78.Nul ne peut contrevenir ni permettre que l’on contrevienne à une disposition quelconque du présent règlement.
79.Quiconque contrevient ou permet que l’on contrevienne à une disposition du présent règlement commet une infraction et est passible d’une amende minimale de 150 $ et maximale de 1 000 $.
En cas de récidive, le contrevenant est passible d’une amende minimale de 300 $ et maximale de 2 000 $.
Dans tous les cas, les frais s’ajoutent à l’amende.
CHAPITRE XIII
DISPOSITION FINALE
80.Le présent règlement entre en vigueur conformément à la loi.
Avis de motion
Je donne avis qu’à une prochaine séance, il sera présenté un règlement prévoyant les règles de déroulement des séances du conseil.
Ainsi, il contient, notamment, les règles relatives à la présidence des séances, au quorum, au contenu des ordres du jour, à l’adoption des règlements, aux débats et délibérations de même qu’aux interventions des citoyens.
Dispense de lecture de ce règlement est demandée puisque tous les membres du conseil ont reçu une copie du projet de règlement.

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