Règlements de la Ville de Québec

 
Service des affaires juridiques
Ce document est une codification administrative
Conseil de la ville
RÈGLEMENT R.V.Q. 2493
Règlement modifiant le Règlement sur les sociétés d’initiative et de développement
NOTES EXPLICATIVES
Ce règlement modifie plusieurs dispositions du Règlement sur les sociétés d’initiative et de développement.
Il modifie le titre de ce règlement qui se lit maintenant Règlement sur les sociétés de développement commercial.
Le règlement introduit le concept de « personne en autorité » à savoir une personne autorisée à représenter une personne morale et détenant le pouvoir d’engager sa volonté.
Une société peut désormais prévoir à son règlement de régie interne les modalités et les conditions d’adhésion des personnes qui tiennent un établissement hors du district et qui désirent y adhérer volontairement.
Auparavant nommé par le directeur du Service des communications, une personne est maintenant désignée par le directeur du Service du développement économique et des grands projets afin de présider l’assemblée d’organisation de la société jusqu’à ce qu’un président d’assemblée soit désigné par les membres.
Les sociétés ont dorénavant jusqu’au 30 septembre de chaque exercice financier pour tenir leur assemblée générale annuelle. Lors de cette assemblée, l’ordre du jour doit comprendre la présentation des activités des comités et des groupes de travail créés par le conseil d’administration. De plus, la période de scrutin pour toute élection est réduite à au moins quinze minutes.
Le règlement abroge l’obligation de tenir une assemblée générale annuelle de présentation du budget. Le dépôt du budget de fonctionnement de la société pour l’exercice financier subséquent, qui doit être suffisant pour permettre le fonctionnement de la société et le dépôt du plan d’action de la société pour l’exercice financier subséquent, sont désormais présentés à l’assemblée générale annuelle. Toutefois, si un de ces éléments, le rapport annuel, la présentation du résumé des comités ou des groupes de travail ou les états financiers n’ont pas été traités lors de l’assemblée générale annuelle, une deuxième assemblée générale doit être tenue avant le 30 septembre de chaque exercice financier.
Le règlement précise qu’une assemblée spéciale des membres doit être tenue dans les 60 jours suivant la réception d’une requête écrite des membres.
Les membres peuvent maintenant être convoqués par courriel à une assemblée.
Si le président ou le secrétaire ou une autre personne désignée à cette fin par le conseil d’administration n’est pas présent dans les quinze minutes qui suivent l’heure fixée pour la tenue d’une assemblée, les membres présents doivent maintenant choisir l’un d’entre eux pour remplir les fonctions de président et de secrétaire d’assemblée.
Le quorum des assemblées est désormais fixé à 10 % du nombre total de membres si la société compte moins de 500 membres. Aussi, le règlement spécifie qu’à défaut de former le quorum, toute assemblée tenue est invalide. Les membres du conseil présents ajournent ainsi l’assemblée à une date ultérieure, trente minutes après la constatation du défaut de quorum.
Désormais, la durée des mandats des administrateurs est déterminée lors de l’assemblée d’organisation où trois membres du conseil d'administration sont élus pour un mandat d’un an et trois autres pour un mandat de deux ans. Le président d’élection procède à un tirage au sort afin de déterminer la durée du mandat de chaque membre du conseil d’administration. Lors de l’assemblée générale annuelle subséquente, les postes des membres du conseil pour qui le terme expire sont renouvelés pour deux ans. Les mandats subséquents sont de deux ans pour tous les membres du conseil d'administration. L’assemblée d’organisation pour les sociétés déjà constituées correspond à l’assemblée générale annuelle qui est tenue après le 1er janvier 2018.
Il est maintenant édicté que le mandat d’un membre du conseil d’administration expire suivant l’élection du membre du conseil d’administration appelé à le remplacer ou le 30 septembre de chaque exercice financier.
L’assemblée des membres présents désigne dorénavant le président d’élection. Lors de l’élection, un bulletin de vote est remis à chaque membre présent et habile à voter et ces derniers y inscrivent le noms des candidats choisis. Une personne qui vote à titre de représentant doit présenter, à chaque assemblée, un document récent émanant d’une personne en autorité. Au surplus, les actionnaires d’une personne morale peuvent maintenant être désignés pour représenter et voter lors des assemblées.
Une personne peut désormais cumuler les postes de secrétaire et de trésorier au sein du conseil d’administration.
Le conseil d’administration n’est plus tenu de permettre aux membres de prendre connaissance des recommandations des comités ou des groupes de travail et de faire rapport lors de l’assemblée générale annuelle. Toutefois, il doit y présenter un résumé des recommandations et des activités.
Enfin, le règlement procède aussi à la correction de coquilles et à certains ajustements de forme.
La Ville de Québec, par le conseil de la ville, décrète ce qui suit :
1.Le titre du Règlement sur les sociétés d’initiative et de développement, R.R.V.Q. chapitre S-1, est modifié par le remplacement des mots « d’initiative et de développement  » par « de développement commercial ».
2.L’article 1 de ce règlement est modifié par :
1°l’insertion, avant la définition du mot « société », de la suivante  :
«  « personne en autorité » : personne autorisée à représenter une personne morale et détenant le pouvoir d’engager sa volonté; »;
2°le remplacement, dans la définition du mot « société », des mots « d’initiative et de développement  » par « de développement commercial ».
3.L’article 2 de ce règlement est modifié, au premier alinéa, par :
1°le remplacement des mots « d’initiative et de développement et à une société d’initiative et de développement des artères commerciales » par « de développement commercial »;
2°l’insertion, après les mots « Charte de la Ville de Québec », des mots « , capitale nationale du Québec ».
4.L’article 36 de ce règlement est modifié par le remplacement des mots « d’initiative et de développement  » par « de développement commercial ».
5.Ce règlement est modifié par l'insertion, après l’article 38, du suivant  :
« 38.1.La société peut prévoir dans son règlement de régie interne les modalités et les conditions de l’adhésion volontaire des personnes qui tiennent un établissement hors du district. ».
6.L’article 42 de ce règlement est modifié par le remplacement des mots « des communications », partout où ils se trouvent, par « du développement économique et des grands projets ».
7.L’article 53 de ce règlement est abrogé.
8.L’article 56 de ce règlement est modifié par le remplacement de « 31 mars » par « 30 septembre ».
9.L’article 58 de ce règlement est modifié par  :
1°le remplacement, au paragraphe 2°, des mots « le dépôt des rapports d’ » par « la présentation d’un résumé des »;
2°le remplacement, au paragraphe 6°, des mots « d’une heure » par « d’au moins quinze minutes »;
3°l’addition, après le paragraphe 7°, des paragraphes suivants  :
« 8°le dépôt du budget de fonctionnement de la société pour l’exercice financier subséquent, lequel doit être suffisant pour permettre le fonctionnement de la société;
« 9°le dépôt du plan d’action de la société pour l’exercice financier subséquent. ».
10.Ce règlement est modifié par l’insertion, après l’article 58, du suivant  :
« 58.1.L’avis de convocation à l’assemblée doit être accompagné d’une copie des documents relatifs au budget et à tout projet comportant une dépense de nature capitale.  ».
11.Ce règlement est modifié par l’insertion, après l’article 59, du suivant  :
« 59.1.Une deuxième assemblée générale peut être tenue avant le 30 septembre de chaque exercice financier si au moins un des éléments aux paragraphes 1°, 2°, 3°, 8° et 9° de l’article 58 n’ont pas été traités à l’assemblée générale annuelle. ».
12.La section II du chapitre VIII de ce règlement est abrogée.
13.L’article 64 de ce règlement est modifié par l’insertion, au premier alinéa et après « dans les 21 jours » de « et tenue dans les 60 jours ».
14.L’article 67 de ce règlement est modifié par l’insertion, après les mots « par la poste », des mots « ou par courriel ».
15.L’article 71 de ce règlement est modifié par l’addition, après le premier alinéa, du suivant  :
« Si aucun des dirigeants susmentionnés n’est présent dans les quinze minutes qui suivent l’heure fixée pour la tenue d’une assemblée, les membres présents doivent choisir l’un d’entre eux pour remplir les fonctions de président et de secrétaire d’assemblée. ».
16.L’article 72 de ce règlement est modifié par  :
1°le remplacement du nombre « 15 » par  « 10 »;
2°le remplacement du nombre « 300 » par « 500 »;
3°l’addition, après le premier alinéa, du suivant  :
« À défaut de quorum, les membres du conseil présents ajournent l’assemblée à une date ultérieure, trente minutes après la constatation du défaut de quorum. Toute assemblée tenue est invalide. ».
17.L’article 76 de ce règlement est modifié par  :
1°le remplacement, au premier alinéa, des mots « Le vote par procuration n’est pas permis. » par  « La personne qui est désignée pour représenter une personne morale ou un regroupement de personnes physiques ne peut déléguer son vote par procuration. »;
2°l’insertion, au troisième alinéa, après les mots « membre du conseil d’administration », du mot « , actionnaire, ».
18.L’intitulé de la section I du chapitre IX de ce règlement est remplacé par le suivant  :
« SECTION I
« COMPOSITION ET DURÉE DU MANDAT ».
19.Ce règlement est modifié par l’insertion, après l’article 81, des suivants :
« 81.1.Lors de l’assemblée d’organisation, trois membres du conseil d'administration sont élus pour un mandat d’un an et trois autres pour un mandat de deux ans. Le président d’élection procède à un tirage au sort afin de déterminer la durée du mandat de chaque membre du conseil d’administration.
Lors de l’assemblée générale annuelle subséquente, les postes des membres du conseil pour qui le mandat expire sont renouvelés pour deux ans. Les mandats subséquents sont de deux ans pour tous les membres du conseil d'administration.
Pour les fins de l’application du présent article, l’assemblée d’organisation pour les sociétés déjà constituées correspond à l’assemblée générale annuelle qui est tenue après le 1er janvier 2018.
« 81.2.À sa première séance suivant l’assemblée d’organisation ou l'assemblée générale annuelle, le conseil de la ville désigne un administrateur parmi ses membres ou parmi les fonctionnaires ou employés de la ville.
Le membre du conseil d’administration désigné par le conseil de la ville demeure en fonction jusqu’à ce qu’il soit remplacé.
Ce remplacement peut se faire en tout temps par le conseil de la ville.
« 81.3.Dans les dix jours suivant l’assemblée d’organisation ou l'assemblée générale annuelle, les membres élus du conseil d’administration doivent tenir une séance et désigner deux personnes comme membres du conseil d’administration. Ces personnes peuvent être membres de la société.
La durée de leur mandat est d’un an.
« 81.4.Sauf dans les cas visés à l’article 112, le mandat d’un membre du conseil d'administration expire suivant la première des éventualités suivantes  :
1°l’élection du membre du conseil d'administration appelé à le remplacer;
2°le 30 septembre de chaque exercice financier. ».
20.La section II du chapitre IX de ce règlement est abrogée.
21.L’intitulé du chapitre X de ce règlement est remplacé par le suivant  :
« CHAPITRE X
« ÉLECTION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ».
22.L’article 93 de ce règlement est modifié par le remplacement des mots « Le conseil d’administration » par « L’assemblée des membres présents ».
23.L’article 102 de ce règlement est modifié par la suppression des mots « contenant le nom de tous les candidats ».
24.L’article 103 de ce règlement est remplacé par le suivant  :
« 103.Les personnes autorisées à voter inscrivent le nom des candidats choisis sur le bulletin de vote. ».
25.L’article 104 de ce règlement est modifié par le remplacement, au deuxième alinéa, des mots « d’une heure » par  « d’au moins quinze minutes ».
26.L’article 107 de ce règlement est modifié par l’insertion  :
1°au premier alinéa, après les mots « plusieurs personnes physiques doit présenter », des mots « à chaque assemblée »;
2°au premier alinéa, après les mots « un document », du mots « récent »;
3°au deuxième alinéa, après les mots « membre du conseil d’administration », du mot « , actionnaire, ».
27.Les sections II et III du chapitre X de ce règlement sont abrogées.
28.L’article 113 de ce règlement est modifié par  :
1°le remplacement, au premier alinéa, du mot « générale » par « spéciale »;
2° la suppression du deuxième alinéa.
29.L’article 130 de ce règlement est modifié par le remplacement des mots « ne peut cumuler plusieurs postes de dirigeant. » par « peut cumuler les postes de secrétaire et de trésorier. ».
30.L’article 146 de ce règlement est modifié par le remplacement des mots, « permettre aux membres de la société de prendre connaissance de ces recommandations et faire rapport à l’assemblée générale annuelle des membres des activités de ces comités et groupes de travail. » par « présenter un résumé des recommandations et des activités de ces comités et groupes de travail lors de l’assemblée générale annuelle. ».
31.L’article 147 de ce règlement est modifié par l’insertion, au deuxième alinéa, après les mots « au directeur du Service du développement économique », des mots « et des grands projets ».
32.L’article 148 de ce règlement est remplacé par le suivant  :
« 148.Sur réception du rapport de la direction du Service du développement économique et des grands projets mentionné à l’article précédent, le comité exécutif peut approuver ce budget.
Si la société n’a pas suivi les formalités pour l’adoption de son budget, que le budget ne permet manifestement pas à la société d’exercer sa compétence ou que le greffier n’a pas reçu le budget d’une société à la date limite fixée pour le dépôt de celui-ci, le comité exécutif peut entreprendre les procédures de dissolution de la société ou accorder, sur requête écrite du conseil d'administration ou du tiers des membres de la société, un délai supplémentaire pour le dépôt du budget. ».
33.L’article 163 de ce règlement est modifié par le remplacement des mots « d’initiative et de développement  » par « de développement commercial ».
34.Ce règlement est modifié par le remplacement de l'abréviation « L.R.Q., chapitre » par « RLRQ, c. », partout où elle se trouve dans les articles 2, 13, 34, 39 et 153.
35.Le présent règlement entre en vigueur conformément à la loi.
Avis de motion
Je donne avis qu’à une prochaine séance, sera soumis pour adoption un règlement modifiant plusieurs dispositions du Règlement sur les sociétés d’initiative et de développement.
Il modifie le titre de ce règlement qui se lit maintenant Règlement sur les sociétés de développement commercial.
Le règlement introduit le concept de « personne en autorité » à savoir une personne autorisée à représenter une personne morale et détenant le pouvoir d’engager sa volonté.
Une société peut désormais prévoir à son règlement de régie interne les modalités et les conditions d’adhésion des personnes qui tiennent un établissement hors du district et qui désirent y adhérer volontairement.
Auparavant nommé par le directeur du Service des communications, une personne est maintenant désignée par le directeur du Service du développement économique et des grands projets afin de présider l’assemblée d’organisation de la société jusqu’à ce qu’un président d’assemblée soit désigné par les membres.
Les sociétés ont dorénavant jusqu’au 30 septembre de chaque exercice financier pour tenir leur assemblée générale annuelle. Lors de cette assemblée, l’ordre du jour doit comprendre la présentation des activités des comités et des groupes de travail créés par le conseil d’administration. De plus, la période de scrutin pour toute élection est réduite à au moins quinze minutes.
Le règlement abroge l’obligation de tenir une assemblée générale annuelle de présentation du budget. Le dépôt du budget de fonctionnement de la société pour l’exercice financier subséquent, qui doit être suffisant pour permettre le fonctionnement de la société et le dépôt du plan d’action de la société pour l’exercice financier subséquent, sont désormais présentés à l’assemblée générale annuelle. Toutefois, si un de ces éléments, le rapport annuel, le résumé des comités ou des groupes de travail ou les états financiers n’ont pas été traités lors de l’assemblée générale annuelle, une deuxième assemblée générale doit être tenue avant le 30 septembre de chaque exercice financier.
Le règlement précise qu’une assemblée spéciale des membres doit être tenue dans les 60 jours suivant la réception d’une requête écrite des membres.
Les membres peuvent maintenant être convoqués par courriel à une assemblée.
Si le président ou le secrétaire ou une autre personne désignée à cette fin par le conseil d’administration n’est pas présent dans les quinze minutes qui suivent l’heure fixée pour la tenue d’une assemblée, les membres présents doivent maintenant choisir l’un d’entre eux pour remplir les fonctions de président et de secrétaire d’assemblée.
Le quorum des assemblées est désormais fixé à 10 % du nombre total de membres si la société compte moins de 500 membres. Aussi, le règlement spécifie qu’à défaut de former le quorum, toute assemblée tenue est invalide. Les membres du conseil présents ajournent ainsi l’assemblée à une date ultérieure, trente minutes après la constatation du défaut de quorum.
Désormais, la durée des mandats des administrateurs est déterminée lors de l’assemblée d’organisation où trois membres du conseil d'administration sont élus pour un mandat d’un an et trois autres pour un mandat de deux ans. Le président d’élection procède à un tirage au sort afin de déterminer la durée du mandat de chaque membre du conseil d’administration. Lors de l’assemblée générale annuelle subséquente, les postes des membres du conseil pour qui le terme expire sont renouvelés pour deux ans. Les mandats subséquents sont de deux ans pour tous les membres du conseil d'administration. L’assemblée d’organisation pour les sociétés déjà constituées correspond à l’assemblée générale annuelle qui est tenue après le 1er janvier 2018.
Il est maintenant édicté que le mandat d’un membre du conseil d’administration expire suivant l’élection du membre du conseil d’administration appelé à le remplacer ou le 30 septembre de chaque exercice financier.
L’assemblée des membres présents désigne dorénavant le président d’élection. Lors de l’élection, un bulletin de vote est remis à chaque membre présent et habile à voter et ces derniers y inscrivent le noms des candidats choisis. Une personne qui vote à titre de représentant doit présenter, à chaque assemblée, un document récent émanant d’une personne en autorité. Au surplus, les actionnaires d’une personne morale peuvent maintenant être désignés pour représenter et voter lors des assemblées.
Une personne peut désormais cumuler les postes de secrétaire et de trésorier au sein du conseil d’administration.
Le conseil d’administration n’est plus tenu de permettre aux membres de prendre connaissance des recommandations des comités ou des groupes de travail et de faire rapport lors de l’assemblée générale annuelle. Toutefois, il doit y présenter un résumé des recommandations et des activités.
Enfin, le règlement procède aussi à la correction de coquilles et à certains ajustements de forme.

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