Règlements de la Ville de Québec

 
Service des affaires juridiques
Ce document est une codification administrative
Conseil de la ville
RÈGLEMENT R.V.Q. 2831
Règlement sur la procédure, la régie interne et les décisions de la Commission d’urbanisme et de conservation de Québec
NOTES EXPLICATIVES
Ce règlement prévoit des règles relatives à la procédure, à la régie interne et aux prises de décisions de la Commission d’urbanisme et de conservation de Québec. En outre, il fixe le nombre de membres de la commission, leur rémunération et la durée de leur fonction.
Plus particulièrement, ce règlement reprend des règles prévues au Règlement sur la Commission d’urbanisme et de conservation de Québec, qui sont, en corollaire, supprimées de ce règlement et il les complète en ajoutant de nouvelles prescriptions.
La Ville de Québec, par le conseil de la ville, décrète ce qui suit :
CHAPITRE I
DÉFINITIONS
1.Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par :
 « commission » : la Commission d’urbanisme et de conservation de Québec;
 « jour férié » : jour férié au sens de la Loi d’interprétation (RLRQ, c. I-16), les samedis et les autres jours compris entre le 24 décembre et le 2 janvier inclusivement.
CHAPITRE II
COMPOSITION ET DURÉE DU MANDAT
2.La commission est présidée par le maire et elle est composée de huit autres membres nommés par le conseil de la ville.
Parmi les huit membres, l’un d’entre eux est choisi parmi les membres du conseil de la ville et les sept autres sont choisis parmi les résidents de la ville qui ne sont pas membres du conseil.
3.Sur proposition du maire, le conseil de la ville peut désigner un autre membre du conseil à titre de président de la commission.
4.Le conseil de la ville nomme en plus trois membres substituts, dont un est choisi parmi les membres du conseil et deux sont choisis parmi les résidents de la ville qui ne sont pas membres du conseil. Ceux-ci sont appelés à remplacer un membre absent ayant le même statut.
5.Le conseil de la ville désigne deux vice-présidents parmi les membres de la commission.
Le premier vice-président est issu du conseil de la ville alors que le second vice-président est un résident de la ville sans être membre du conseil.
6.La durée du mandat d’un membre résident de la ville est de deux ans, à moins que le conseil de la ville ne décide d’une durée différente.
Le mandat est renouvelable une seule fois sur décision du conseil.
Toutefois, si à l’expiration du mandat d’un membre, son successeur n’est pas encore nommé, son mandat est automatiquement prolongé jusqu’à cette nomination.
7.Le mandat d’un membre de la commission qui fait défaut d’assister aux séances de la commission pendant 60 jours consécutifs prend fin à la clôture de la première séance qui suit l’expiration de cette période, à moins que le membre n’y assiste.
Toutefois, le conseil de la ville peut accorder un délai de grâce de 30 jours au membre dont le défaut d'assister aux séances est dû à un motif sérieux. Si ce membre n’assiste pas à une séance de la commission au cours de ce délai de grâce, son mandat prend fin le 31e jour suivant la résolution du conseil.
8.Un membre issu du conseil de la ville, qui cesse d’en être membre, cesse également d’être membre de la commission, à moins d’être nommé à nouveau par le conseil de la ville avec le statut de résident de la ville.
9.Le conseil de la ville remplace, dans un délai de deux mois, un membre dont le mandat prend fin.
10.La commission est assistée dans ses travaux par un secrétaire, employé de la ville.
En outre, un ou des employés de la ville peuvent être appelés à assister aux séances de la commission pour la conseiller.
CHAPITRE III
SÉANCES DE LA COMMISSION
11.Les séances de la commission se tiennent tous les mardis.
Si un mardi est un jour férié, la séance se tient un jour ouvrable de la même semaine où est compris ce mardi.
12.Le président ou trois autres membres de la commission peuvent demander que la séance se tienne à un autre moment que celui prévu à l’article 11. Afin que cette séance puisse se tenir à cet autre moment, un avis écrit aux membres doit être donné par le secrétaire au moins 24 heures avant l’heure fixée pour une telle séance.
Un membre présent à une telle séance peut renoncer à l’avis de convocation.
13.Le quorum de la commission est fixé à cinq membres.
14.Les décisions de la commission sont prises à la majorité des voix des membres présents.
Le président peut s’abstenir de voter, sauf en cas d’égalité des voix. En outre, si son vote crée l’égalité, il a un vote prépondérant. En l’absence du président, le premier ou le second vice-président qui le remplace jouit du même privilège et a cette même obligation.
Tout autre membre de la commission est tenu de voter, à moins qu’il n’en soit empêché en raison de son intérêt dans la question concernée.
15.Un membre qui prévoit ne pas être présent à une séance doit en aviser le secrétaire de la commission le plus tôt possible et au moins sept jours avant la séance.
À défaut d’aviser le secrétaire dans ce délai, l’absence doit être justifiée par un motif sérieux, tel qu’une maladie ou un décès.
Dès que le secrétaire est avisé de l’absence d’un membre, il doit inviter, à tour de rôle, l’un des membres substituts à assister à la séance. Un membre substitut ne peut invoquer le défaut d’avis de convocation.
16.Au plus tard le 15 mai de chaque année, les membres de la commission doivent transmettre au secrétaire les dates où ils prévoient prendre des vacances estivales.
17.En l’absence du président, une séance est présidée par le premier vice-président et en l’absence de ces derniers, la séance est présidée par le second vice-président.
En l’absence des vice-présidents, les membres qui forment quorum élisent un président d’assemblée parmi eux.
18.Un membre de la commission qui ne se trouve pas sur les lieux d’une séance peut y participer par l’intermédiaire d’un moyen électronique de communication. Ce moyen doit permettre à toutes les personnes qui assistent à la séance d’entendre clairement ce que l’une d’elles dit à haute et intelligible voix et permettre au membre qui n’est pas présent sur les lieux de la séance de voir sur un écran les projets présentés lors de cette séance.
Un membre de la commission qui participe ainsi à une séance est réputé y assister.
Le secrétaire et les autres employés de la ville peuvent également participer à une séance par un tel moyen si celui-ci permet de respecter les conditions prévues au premier alinéa.
19.Lorsqu’un membre de la commission désire prendre la parole, il doit signifier son intention au président.
Le président donne la parole aux membres en tenant compte de l'ordre des demandes et de façon équitable, afin de faire progresser les travaux de la commission.
20.La commission siège à huis clos.
21.L’information portée à la connaissance des membres de la commission et des personnes qui y assistent ou dévoilée lors des séances de la commission, relativement aux demandes soumises, est confidentielle.
22.Lors d’élections générales municipales, la commission continue de siéger.
Toutefois, les membres de la commission issus du conseil de la ville ne peuvent siéger à la commission pendant la période qui commence le jour précédant celui fixé pour le scrutin d’une élection et qui se termine au moment où la majorité des candidats élus à un poste de conseiller a prêté serment. Pendant cette période, le second vice-président préside la commission.
23.Les membres de la commission, à l’exception de ceux qui sont membres du conseil de la ville, reçoivent une rémunération de 100 $ pour la première heure de la séance à laquelle ils assistent. Pour les heures subséquentes de la séance, la rémunération est établie à un taux horaire de 80 $. La rémunération maximale pour une séance est fixée à 500 $.
Le calcul de la rémunération se fait au prorata de la durée de la séance. Le taux horaire est divisible par tranche de quinze minutes et est arrondi au prochain quinze minutes si la tranche est dépassée.
24.Une séance interrompue par une pause est réputée être une séance continue pour les fins du calcul de la rémunération des membres de la commission.
Si un membre doit quitter temporairement la séance afin de remplir des obligations personnelles, cette absence est comptabilisée de façon à être soustraite du calcul de sa rémunération. Toutefois, si un membre doit se retirer de la séance en raison d’un conflit d’intérêts, cette absence n’est pas soustraite du calcul de sa rémunération.
CHAPITRE IV
ORDRES DU JOUR ET PROCÈS-VERBAUX
25.L’ordre du jour de la séance est remis par le secrétaire, à chaque membre présent à la séance, au début de celle-ci.
26.Une copie du procès-verbal de la séance précédente est remise par le secrétaire, à chaque membre, au plus tard le jour de la séance à laquelle il doit être approuvé.
CHAPITRE V
DÉCISIONS
27.La commission autorise une demande de permis ou de certificat, la refuse ou reporte sa décision si, de son avis, elle ne dispose pas des renseignements suffisants pour lui permettre de prendre une décision. Le report d’une décision peut durer jusqu’à ce que la commission ait les renseignements suffisants pour lui permettre de prendre celle-ci.
28.Les décisions de la commission refusant une demande de permis ou de certificat doivent être motivées.
29.Toute personne dont la demande a été refusée par la commission peut être entendue par celle-ci à une séance subséquente, pourvu que cette personne en fasse la demande auprès du secrétaire de la commission dans les 30 jours de l’expédition d’un avis l’informant du refus. La commission, après l’avoir entendue, maintient ou révise sa décision.
30.La commission peut recommander que le comité exécutif exige, comme condition préalable à la délivrance d’un permis ou d’un certificat, le dépôt d’un cautionnement d’exécution conformément à l’article 90 de la Charte de la Ville de Québec, capitale nationale du Québec (RLRQ, c. C-11.5). La commission peut également recommander que le comité exécutif confisque le montant du cautionnement déposé si les travaux ne sont pas complétés dans le délai prescrit au permis ou au certificat.
CHAPITRE VI
FORMATION
31.La ville s’assure que tout membre nouvellement nommé reçoive une formation adéquate pour l’exercice de ses fonctions, tant au plan du cadre réglementaire applicable à la commission qu’à celui des processus administratifs inhérents à ses fonctions.
CHAPITRE VII
RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES MEMBRES DE LA COMMISSION ET DE SON SECRÉTAIRE
32.Le président de la commission exerce notamment les responsabilités suivantes :
1°présider les séances de la commission en assurant leur bon déroulement et en faisant respecter le présent règlement;
2°gérer le droit de parole des membres;
3°en cas d’égalité des votes, exercer son droit de vote;
4°s’assurer du respect des règlements applicables à la commission lors de la prise de décision;
5°signer les procès-verbaux après leur approbation.
33.Le premier vice-président et le second vice-président de la commission ont notamment pour responsabilité de remplacer le président s’il est absent d’une séance. Ils ont alors les mêmes responsabilités que le président.
34.Les membres de la commission ont notamment les responsabilités suivantes :
1°analyser les projets présentés lors des demandes de permis ou de certificats faites à la ville relativement aux immeubles pour lesquels la commission a compétence en tenant compte des prescriptions applicables à ceux-ci;
2°délibérer sur les projets présentés;
3°voter afin d’autoriser ou de refuser les demandes de permis ou de certificats pour les projets qui sont présentés à la commission;
4°motiver leur refus de demandes de permis ou de certificats pour les projets;
5°être assidu dans l’exécution de leur mandat.
35.Le secrétaire de la commission a notamment les responsabilités suivantes :
1°organiser les séances de la commission, dont la préparation de l’ordre du jour et la remise de celui-ci au début des séances;
2°transmettre les documents requis aux membres, dont le procès-verbal de la séance précédente;
3°s’assurer en tout temps du respect du quorum lors des séances;
4°assister le président lors des séances;
5°assurer un support professionnel aux membres de la commission, notamment en les informant, s’il y lieu, des prescriptions prévues au Règlement sur la commission d’urbanisme et de conservation de Québec, R.V.Q. 1324, ainsi qu’à la Loi sur le patrimoine culturel (RLRQ, c. P-9.002), et ses règlements applicables;
6°rédiger les procès-verbaux des séances et signer ces procès-verbaux après leur approbation;
7°assurer l’accueil des nouveaux membres de la commission;
8°assurer la mise en oeuvre du présent règlement.
CHAPITRE VIII
CONFLITS D’INTÉRÊTS
36.Les articles 1 à 11 du Code d’éthique et de déontologie régissant les membres du conseil, R.V.Q. 2584, s’appliquent, avec les adaptations nécessaires, aux membres de la commission qui ne sont pas membres du conseil de la ville.
CHAPITRE IX
MODIFICATION AU RÈGLEMENT SUR LA COMMISSION D’URBANISME ET DE CONSERVATION DE QUÉBEC
37.Le Règlement sur la Commission d’urbanisme et de conservation de Québec, R.V.Q. 1324, est modifié par l'abrogation des chapitres III à VI.
CHAPITRE X
DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES
38.Malgré l’article 2, jusqu’à ce que la majorité des candidats élus à un poste de conseiller ait prêté serment après la tenue des élections municipales générales prévues en 2021, la commission est formée de trois membres issus du conseil de la ville et de six membres résidents de la ville sans être membres du conseil.
39.Malgré le deuxième alinéa de l’article 6, le mandat d’un membre en cours lors de l’entrée en vigueur du présent règlement, qui a déjà été renouvelé, peut l’être une fois additionnelle.
40.Le présent règlement entre en vigueur conformément à la loi.
Avis de motion
Je donne avis qu’à une prochaine séance, sera soumis pour adoption un règlement qui prévoit des règles relatives à la procédure, à la régie interne et aux prises de décisions de la Commission d’urbanisme et de conservation de Québec. En outre, il fixe le nombre de membres de la commission, leur rémunération et la durée de leur fonction.
Plus particulièrement, ce règlement reprend des règles prévues au Règlement sur la Commission d’urbanisme et de conservation de Québec, qui sont, en corollaire, supprimées de ce règlement et il les complète en ajoutant de nouvelles prescriptions.

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