Règlements de la Ville de Québec

 
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R.C.E.V.Q. 1 - Règlement intérieur du comité exécutif sur la délégation de pouvoirs

Texte intégral
Comité exécutif
RÈGLEMENT R.C.E.V.Q. 1
Règlement intérieur du comité exécutif sur la délégation de pouvoirs
Adopté le 4 décembre 2002
En vigueur le 4 décembre 2002
La Ville de Québec, par le comité exécutif, décrète ce qui suit :
CHAPITRE I
DÉFINITIONS
1.Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par :
 « équipement » : un bien qui conserve sa forme originale jusqu’à désuétude;
 « fourniture » : un bien consommé dans le cadre d’une exploitation;
 « réclamation en responsabilité civile » : une somme requise pour indemniser un réclamant en capital, intérêts et frais des dommages subis à l’occasion d’un accident, d’un événement ou d’un sinistre susceptible d’engager la responsabilité civile de la ville. Cette somme comprend aussi les frais et déboursés encourus ou à encourir par la ville pour protéger ses droits;
 « service autre que professionnel » : un service, qui ne constitue pas un service professionnel, exécuté par une personne qui n’est pas à l’emploi de la ville;
 « service professionnel » : un service exécuté par un membre d’une corporation professionnelle régie par le Code des professions ( L.R.Q., chapitre C-26 ) ou un service émanant d’une personne dont la profession est régie par une loi spécifique qui, directement ou par le biais d’une association, corporation , syndic ou bureau, en contrôle l’exercice. Est également considéré comme un service professionnel un avis spécialisé de nature intellectuelle, dispensé par une personne dont la formation, pertinente, est sanctionnée par un diplôme de niveau universitaire, ou l’équivalent d’une combinaison de sa formation scolaire et de son expertise particulière, ainsi qu’une prestation dispensée par un artiste professionnel au sens de la Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, des métiers d’art et de la littérature et sur leurs contrats avec les diffuseurs ( L.R.Q., chapitre S-32.01 ) et de la Loi sur le statut professionnel et les conditions d’engagement des artistes de la scène, du disque et du cinéma ( L.R.Q., chapitre S-32.1 );
 « signataire » : un fonctionnaire ou employé de la ville autorisé à signer un contrat ou un document dont la nature est déterminée par ce règlement intérieur;
 « titulaire de la délégation » : un fonctionnaire ou employé de la ville à qui le comité exécutif délègue par le présent règlement intérieur un pouvoir que la Charte de la Ville de Québec ( 2000, chapitre 56, annexe II ), une autre loi, un décret ou un règlement confère au comité exécutif.
CHAPITRE II
DÉLÉGATION DU POUVOIR DE DÉPENSER ET DE CONTRACTER
2.Une dépense autorisée en vertu d’une délégation prévue à ce règlement intérieur doit, pour être valide, faire préalablement l'objet d'un certificat du trésorier indiquant qu'il y a, pour cette fin, des crédits suffisants.
3.Les règles d'attribution des contrats, prévues dans une loi, un règlement ou une résolution, s'appliquent à un contrat accordé en vertu du présent règlement intérieur. Toutefois, seul le comité exécutif peut demander l’autorisation du ministre des Affaires municipales et de la Métropole lorsque celle-ci est nécessaire pour l'adjudication d'un contrat à une personne autre que celle qui a fait la soumission la plus basse.
4.Le titulaire d’une délégation qui autorise une dépense en informe le directeur du Service des approvisionnements dans les 24 heures. Le directeur du Service des approvisionnements transmet au comité exécutif un rapport indiquant les dépenses autorisées au plus tard le cinquième jour suivant la première autorisation.
5.Un contrat doit, avant d’être conclu, être approuvé par le Service des affaires juridiques sauf lorsqu’il s’agit :
1°d’un contrat pour l’achat ou la location d’équipement, pour la fourniture de services autres que professionnels ou pour l’achat de fourniture, lorsqu’il prend la forme d’une réquisition ou d’un bon de commande;
2°d’un contrat pour la fourniture de services professionnels;
3°d’un contrat rédigé dans une forme déjà approuvée par le Service des affaires juridiques.
6.La signature du maire n’est pas requise lorsque ce règlement intérieur autorise le directeur général, un directeur de service ou un autre fonctionnaire à signer les contrats ou les documents dont la nature est déterminée par ce règlement intérieur.
7.Le greffier doit signer tous les contrats conclus en vertu des pouvoirs délégués par ce règlement intérieur sauf :
1°lorsqu’il s’agit d’un contrat d’achat ou de location d’équipement, de fourniture ou d’un contrat pour la fourniture de services prenant la forme d’une réquisition ou d’un bon de commande;
2°lorsqu’une délégation prévue à l’article 9 exige un seul signataire.
8.Malgré les articles 6 et 7, le maire et le greffier peuvent en tout temps signer un contrat de la ville.
9.Le comité exécutif délègue l’exercice de certains de ses pouvoirs aux personnes et selon les conditions et modalités qui suivent :
1° 
Nature du pouvoir délégué Autorisation d’une dépense pour la fourniture de services professionnels. 
Service concerné Tous les services. 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir a) Directeur de division de tout service ou directeur adjoint du Service de police : De 0 $ à moins de 5 000 $ ; b) Directeur de service : De 0 $ à moins de 10 000 $ ; c) Directeur général ou directeur général adjoint : De 0 $ à moins de 25 000 $. 
Signataire du contrat Un seul signataire :  Le titulaire de la délégation exerçant le pouvoir, le directeur du Service des approvisionnements ou le directeur de la division des acquisitions du Service des approvisionnements. 
2° 
Nature du pouvoir délégué Autorisation d’une dépense pour : - la fourniture de services autres que professionnels;- l’achat ou la location d’équipement;- l’achat de fourniture.  
Service concerné Tous les services. 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir a) Surintendant du Service de la gestion des immeubles, du Service de la gestion des équipements motorisés ou du Service des travaux publics ou commandant de poste du Service de police : De 0 $ à moins de 5 000 $ pour l’achat ou la location d’équipement et l’achat de fourniture ; b) Chef de section ou directeur de division de tout service ou directeur adjoint du Service de police : De 0 $ à moins de 25 000 $ ; c) Directeur général, directeur général adjoint ou directeur de service : De 0 $ à moins de 50 000 $. d) Malgré les sous-paragraphes a), b) et c), les fonctionnaires et employés nommés à l’annexe II sont titulaires de la délégation selon les conditions et modalités d’exercice prescrites. 
Signataire du contrat Un seul signataire :  Le titulaire de la délégation exerçant le pouvoir, le directeur du Service des approvisionnements, le directeur de la division des acquisitions du Service des approvisionnements ou la personne de ce service occupant une fonction mentionnée à l’annexe I. 
3° 
Nature du pouvoir délégué Autorisation de temps supplémentaire.  
Service concerné Tous les services. 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir a) Une personne autorisée en vertu d’une convention collective applicable ; b) Surintendant ; c) Directeur de division ; d) Directeur de service ou directeur de service adjoint ; e) Directeur général ou directeur général adjoint. L’autorisation doit respecter les conditions et modalités prévues dans la convention collective ou l’entente de travail concernée. L’autorisation est assujettie à l’existence d’une somme suffisante à cette fin au budget du service concerné. 
Signataire du contrat Un seul signataire :  Le titulaire de la délégation exerçant le pouvoir. 
4° 
Nature du pouvoir délégué Autorisation d’une dépense pour honoraires professionnels d’un arbitre de grief.  
Service concerné Service des ressources humaines. 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir Directeur du Service des ressources humaines : De 0 $ à moins de 25 000 $. 
Signataire du contrat Un seul signataire :  Le directeur du Service des ressources humaines. 
5° 
Nature du pouvoir délégué Autorisation d’une dépense pour constituer un stock d’équipements et de fournitures.  
Service concerné Service des approvisionnements. 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir a) Coordonnateur de magasin : De 0 $ à moins de 5 000 $ ; b) Directeur du Service des approvisionnements ou directeur de la division inventaires et magasins du Service des approvisionnements : De 0 $ à moins de 50 000 $. 
Signataire du contrat Un seul signataire :  Le titulaire de la délégation exerçant le pouvoir ou le directeur de la division des acquisitions du Service des approvisionnements. 
6° 
Nature du pouvoir délégué Location par la ville d’un immeuble ou d’un local appartenant à un tiers.  
Service concerné Service de la gestion des immeubles et Direction générale. 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir Directeur du Service de la gestion des immeubles ou directeur de division ce service avec l’approbation d’un directeur général adjoint : De 0 $ à 50 000 $. La durée du bail ne peut être supérieure à un an. 
Signataires du contrat Deux signataires :  Le directeur du Service de la gestion des immeubles ou le directeur de division de ce service exerçant le pouvoir et le greffier. 
7° 
Nature du pouvoir délégué Location à un tiers d’un immeuble ou d’un local appartenant à la ville.  
Service concerné Service de la gestion des immeubles et Direction générale. 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir Directeur du Service de la gestion des immeubles ou directeur de division ce service avec l’approbation d’un directeur général adjoint. La durée du bail ne peut être supérieure à un an. Le bail doit respecter les tarifs édictés par résolution ou, à défaut, au moins la juste valeur marchande de l’immeuble ou du local loué.  
Signataires du contrat Deux signataires :  Le directeur du Service de la gestion des immeubles ou le directeur de division de ce service exerçant le pouvoir et le greffier. 
8° 
Nature du pouvoir délégué Autorisation d’un règlement hors cour et d’une dépense relatifs à une réclamation en responsabilité civile.  
Service concerné Service des affaires juridiques et Direction générale. 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir a) Directeur de la division des affaires civiles, pénales et criminelles du Service des affaires juridiques : De 0 $ à moins de 10 000 $ ; b) Directeur du Service des affaires juridiques : De 0 $ à moins de 25 000 $ ; c) Directeur du Service des affaires juridiques avec l’approbation du directeur général ou d’un directeur général adjoint : De 25 000 $ à moins de 50 000 $.  
Signataire du contrat Un seul signataire :  Lorsque l’autorisation est relative à une dépense inférieure à 25 000 $ : le titulaire de la délégation exerçant le pouvoir; Lorsque l’autorisation est relative à une dépense de 25 000 $ à moins de 50 000 $ : le directeur du Service des affaires juridiques. 
9° 
Nature du pouvoir délégué Autorisation d’un règlement hors cour d’une réclamation autre qu’une réclamation en responsabilité civile.  
Service concerné Service des affaires juridiques. 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir a) Directeur de division : Lorsque la valeur en jeu est inférieure à 10 000 $ ; b) Directeur du Service des affaires juridiques : Lorsque la valeur en jeu est inférieure à 25 000 $.  
Signataire du contrat Un seul signataire :  Le titulaire de la délégation exerçant le pouvoir. 
10° 
Nature du pouvoir délégué Présentation d’un spectacle au Palais Montcalm ou à un endroit relevant du Service de la culture.  
Service concerné Service de la culture et Direction générale 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir Directeur du Service de la culture avec l’approbation d’un directeur général adjoint : De 0 $ à 25 000 $, comprenant une réduction de tarif ou autre apport de la ville en services ou autrement.  
Signataire du contrat Un seul signataire :  Le directeur du Service de la culture. 
11° 
Nature du pouvoir délégué Location de salles du Palais Montcalm.  
Service concerné Service de la culture. 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir Directeur du Service de la culture : suivant les tarifs édictés par résolution ou, à défaut, suivant les politiques et programmes de la ville.  
Signataire du contrat Un seul signataire :  Le directeur du Service de la culture. 
12° 
Nature du pouvoir délégué Présentation d’un spectacle à un endroit relevant du Service des loisirs, sports et vie communautaire.  
Service concerné Service des loisirs, sports et vie communautaire. 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir Directeur du Service des loisirs, sports et vie communautaire : De 0 $ à moins de 25 000 $ et suivant les tarifs édictés par résolution ou, à défaut, suivant les politiques et programmes de la ville.  
Signataire du contrat Un seul signataire :  Le directeur du Service des loisirs, sports, et vie communautaire. 
13° 
Nature du pouvoir délégué Location de patinoires, de biens, de locaux ou autres, à des requérants, y compris le fourniture de services.  
Service concerné Service des loisirs, sports et vie communautaire. 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir Directeur du Service des loisirs, sports et vie communautaire ou directeur de division de ce service : suivant les tarifs édictés par résolution ou, à défaut, suivant les politiques et programmes de la ville.  
Signataire du contrat Un seul signataire :  Le titulaire de la délégation exerçant le pouvoir. 
14° 
Nature du pouvoir délégué Autorisation d’une dépense relative à l’alimentation en électricité de certains sites (notamment des abribus, des panneaux publicitaires et des cabines téléphoniques).  
Service concerné Service de la gestion des immeubles. 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir Directeur du Service de la gestion des immeubles : De 0 $ à moins de 10 000 $.  
Signataire du contrat Un seul signataire :  Le directeur du Service de la gestion des immeubles. 
15° 
Nature du pouvoir délégué Autorisation d’une dépense supplémentaire reliée à un contrat adjugé par le comité exécutif ou le conseil de la ville.  
Service concerné Tous les services. 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir Le titulaire prévu au paragraphe 1° de l'article 9 à l'égard d'un contrat pour la fourniture de services professionnels et au paragraphe 2° de cet article à l'égard d'un contrat pour la fourniture de services autres que professionnels, l'achat ou la location d'équipement ou l'achat de fourniture.   Le pouvoir peut être exercé à concurrence du moins élevé des deux montants suivants: soit 10% du prix du contrat tel qu’adjugé initialement soit le montant maximal prévu aux paragraphes 1° ou 2° de l'article 9 à l'égard des titulaires et des contrats prévus à ces paragraphes, pour autant que les fonds soient disponibles à cette fin.    L’autorisation doit concerner une ou plusieurs modifications mineures qui n’affectent pas substantiellement la nature du contrat adjugé et autoriser en conséquence, le cas échéant, le paiement des sommes supplémentaires à cette fin. Les modifications peuvent porter sur le montant à payer, sur des changements techniques ou sur des prolongations de délai. 
Signataire du contrat Un seul signataire :  Le titulaire de la délégation exerçant le pouvoir. 
16° 
Nature du pouvoir délégué Autorisation d’une dépense de participation à un plan de promotion découlant de la gestion du protocole d’entente relatif à la taxe sur l’hébergement  
Service concerné Office du tourisme et des congrès de Québec 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir Directeur du service Office du tourisme et des congrès de Québec : De 0$ à 75 000 $.   L’autorisation doit respecter les règles adoptées par le conseil de l’Office du tourisme et des congrès de Québec.     
Signataire du contrat Un seul signataire : le directeur du service Office du tourisme et des congrès de Québec. 
17° 
Nature du pouvoir délégué Autorisation à consentir tout contrat de partenariat publicitaire ou promotionnel prévoyant le versement, à la ville, d’une contribution financière.  
Service concerné Office du tourisme et des congrès de Québec. 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir Directeur du service Office du tourisme et des congrès de Québec.       
Signataire du contrat Un seul signataire : le directeur du service Office du tourisme et des congrès de Québec. 
18° 
Nature du pouvoir délégué Approbation des demandes de soumissions publiques dans les matières qui relèvent de la compétence du conseil de la ville et dont le financement du contrat est prévu par un règlement d’emprunt ou une appropriation au fonds de roulement autorisée par le conseil de la ville.  
Service concerné Tous les services 
Titulaire de la délégation et conditions et modalités d’exercice du pouvoir Directeur du service ou directeur de division mandaté pour assurer la réalisation d’un projet.       
Signataire du contrat Un seul signataire : le titulaire de la délégation exerçant le pouvoir. 
10.Le montant d’une dépense ou la valeur d’un contrat relié à une délégation prévue à l’article 9 comprend les taxes applicables.
11.Le directeur du Service des approvisionnements, ou une personne qu’il désigne, tient à jour une liste nominative des personnes titulaires d’une délégation prévue à l’article 9.
CHAPITRE III
DÉLÉGATION DE POUVOIR RELATIVEMENT À L’ÉMISSION DES OBLIGATIONS ET DES AUTRES TITRES
12.Le comité exécutif délègue au trésorier les pouvoirs suivants :
1°fixer le taux d’intérêt sur les emprunts de la ville et leur date d’échéance;
2°déterminer les autres conditions et modalités des obligations ou des autres titres à émettre;
3°désigner tout endroit, à l’intérieur ou à l’extérieur du pays, où un régistre peut être tenu pour l’enregistrement ou le transfert des effets mentionnés au paragraphe 2°, ainsi que les personnes autorisées à le tenir;
4°déterminer les conditions de l’émission et de la vente des effets mentionnés au paragraphe 2°;
5°accorder tout contrat de vente d’obligations de la ville conformément à l’article 554 de la Loi sur les cités et villes (L.R.Q., chapitre C-19).
13.Le trésorier doit faire rapport au comité exécutif du pouvoir délégué par l’article 12 au plus tard à la première séance du comité qui suit l’expiration d’un délai de 15 jours après l’exercice d’un tel pouvoir.
CHAPITRE IV
DISPOSITIONS FINALES
14.Le présent règlement intérieur remplace le Règlement intérieur du comité exécutif sur la délégation de pouvoirs.
15.Le présent règlement intérieur, à l’exception des articles 12 et 13, a effet jusqu’au 1er juin 2003.
Annexe I
(article 9)
PERSONNES DU SERVICE DES APPROVISIONNEMENTS AUTORISÉES À SIGNER DES CONTRATS SOUS FORME DE BON DE COMMANDE OU TOUTE AUTRE FORME CONTRACTUELLE
Annexe II
(article 9)
LISTE NOMINATIVE DES FONCTIONNAIRES ET EMPLOYÉS