RÈGLEMENT R.V.Q. 1876
Règlement modifiant le Règlement sur le fonctionnement des conseils de quartier
Avis de motion donné le 6 février 2012
Adopté le 20 février 2012
En vigueur le 3 avril 2012
NOTES EXPLICATIVES
Ce règlement modifie le Règlement sur le fonctionnement des conseils de quartier, afin de changer la composition du conseil d'administration dont le nombre d’administrateurs est porté à onze, soit : huit personnes élues, 4 hommes et 4 femmes résidants du quartier ainsi que trois personnes, membres du conseil de quartier, nommées par cooptation par les administrateurs élus, au 2/3 des voix.
Ce règlement prévoit également le dépôt des candidatures pour les postes électifs du conseil d’administration "séance tenante", lors de la période d'élection qui a lieu au cours d’une assemblée des membres. Les bulletins de candidature pour les postes d’administrateurs cooptés doivent être transmis au siège du conseil de quartier avant la date de l’assemblée du conseil d’administration où ce dernier procédera à la nomination des membres par cooptation. Cette assemblée doit avoir lieu dans les trente jours suivants la tenue de l’assemblée générale annuelle des membres.
Le règlement est modifié de manière à prévoir que le directeur du Service des communications, en collaboration avec la direction des arrondissements, détermine, chaque année, une période à l’intérieur de laquelle l’assemblée générale annuelle des membres doit être tenue. Cette période doit être fixée à l’intérieur de la période des 120 jours suivant la fin de l’exercice financier des conseils de quartier. Une campagne annuelle de promotion des conseils de quartier doit également être organisée par le directeur du Service des communications, en collaboration avec la direction des arrondissements.
Ce règlement fixe la durée du mandat des administrateurs à deux ans pour les administrateurs élus et à un an pour les membres cooptés. Afin de mettre en application les modifications relatives à l’alternance de l’élection des membres du conseil d’administration, le mandat de quatre administrateurs élus est limité à un an pour l’élection qui aura lieu lors de la première assemblée annuelle des membres qui suit l’entrée en vigueur du présent règlement. À cette fin également, le règlement prévoit l’expiration du mandat de tous les administrateurs de tous les conseil de quartier à la date de la première assemblée annuelle des membres des conseil de quartier qui suit l’entrée en vigueur de ce règlement.
La ville de Québec, par le conseil de la ville, décrète ce qui suit :
1.Ce règlement modifie le Règlement sur le fonctionnement des conseils de quartier, R.R.V.Q. chapitre F‑1, par le remplacement de l’article 5 par le suivant : « 5.Au moins 15 jours avant le jour de l’assemblée d’organisation, le directeur, en collaboration avec la direction d’arrondissement concernée, distribue à chaque adresse ou diffuse, par tout autre moyen approprié, aux résidants et aux établissements commerciaux, industriels, institutionnels et communautaires du quartier, l’avis et les informations suivantes :1°un avis de convocation indiquant le jour, l’heure et l’endroit de la tenue de l’assemblée d’organisation;
2°le déroulement de l’assemblée d’organisation;
3°les procédures d’élection des membres du conseil d’administration du conseil de quartier;
4°les procédures de nomination des membres cooptés du conseil d’administration du conseil de quartier;
5°l’endroit où se procurer et déposer un bulletin de candidature pour les postes électifs et cooptés;
6°la mission et le mandat d’un conseil de quartier. ».
2.L’article 6 de ce règlement est abrogé.
3.L’article 11 de ce règlement est modifié par : 1°par l’insertion, après « il doit mettre fin à la procédure d’élection » de « et à l’assemblée d’organisation »;
2°par la suppression de la dernière phrase.
4.Les articles 13 et 14 de ce règlement sont abrogés.
5.L’article 15 de ce règlement est modifié par le remplacement de « du quartier » par « des limites de l’arrondissement ».
6.Les articles 16 et 17 de ce règlement sont abrogés.
7.Le titre de la section I du chapitre V est remplacé par « ASSEMBLÉE ANNUELLE DES MEMBRES ».
8.L’article 19 de ce règlement est remplacé par le suivant : « 19.L’assemblée générale annuelle des membres du conseil de quartier doit avoir lieu durant une période fixée, chaque année, par le directeur, en collaboration avec la direction des arrondissements. Cette période doit être fixée à l’intérieur de la période des 120 jours suivant la fin de l’exercice financier des conseils de quartier.
Une campagne annuelle doit être organisée par le directeur, en collaboration avec la direction des arrondissements, pour promouvoir les conseils de quartier et annoncer la tenue de leur assemblée générale annuelle. ».
9.L’article 21 de ce règlement est modifié par : 1°l’addition, au paragraphe 1°, après le mot « annuel », de « , incluant les rapports d’activités des comités et groupes de travail créés par le conseil d’administration »;
2°la suppression du paragraphe 2°;
3°la suppression, au paragraphe 3°, de « vérifiés »;
4°le remplacement du paragraphe 5° par le suivant : « 5°une période de dépôt des candidatures pour les postes électifs qui se déroule concurremment à l’assemblée; ».
5°le remplacement du paragraphe 6° par le suivant : « 6°une période d’élection, incluant une période au cours de laquelle les candidats peuvent s’adresser à l’assemblée et une période de scrutin, lorsqu’il y a plus de candidats que de postes à pourvoir dans une catégorie.  ».
10.Le titre de la section II du chapitre V est remplacé par « ASSEMBLÉE SPÉCIALE DES MEMBRES ».
11.Le titre de la section III du chapitre V est remplacé par « CONVOCATION DES ASSEMBLÉES DES MEMBRES ».
12.L’article 27 de ce règlement est remplacé par le suivant : « 27.Un avis de convocation d’une assemblée des membres est distribué à chaque adresse, publié dans un journal distribué sur le territoire du quartier ou diffusé par tout autre moyen approprié, au moins 15 jours avant la date fixée pour une assemblée générale annuelle ou une assemblée spéciale. ».
13.L’article 30 de ce règlement est modifié par la suppression des mots « et à toute personne ou organisme ayant avisé le conseil de quartier qu’il désire recevoir un tel avis ».
14.Les articles 31 et 32 de ce règlement sont abrogés.
15.Le titre de la section IV du chapitre V est remplacé par « PRÉSIDENT ET SECRÉTAIRE D’ASSEMBLÉE DES MEMBRES ».
16.Le titre de la section V du chapitre V est remplacé par « QUORUM, AJOURNEMENT, VOTE ET PROCÉDURE D‘ASSEMBLÉES DES MEMBRES ».
17.Le titre de la section I du chapitre VI est remplacé par « MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ».
18.L’article 42 de ce règlement est modifié par : 1°le remplacement de « neuf » par « huit »;
2°par l’addition, à la fin du premier alinéa, de « Le conseil d’administration du conseil de quartier doit s’adjoindre 3 personnes cooptées portant ainsi le nombre d’administrateurs à 11 membres. »;
3°par l’addition, après le premier alinéa, du suivant : « Les postes d’administrateur cooptés doivent être pourvus selon les modalités décrites à la section II du chapitre VII. ».
19.Le paragraphe 3° de l’article 43 de ce règlement est remplacé par le suivant : « 3°trois postes sont ouverts à des personnes cooptées par le conseil d’administration.  ».
20.Le titre de la section II du chapitre VI est remplacé par « DURÉE DU MANDAT DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ».
21.L’article 47 de ce règlement est abrogé.
22.L’article 48 de ce règlement est remplacé par le suivant : « 48.Le mandat des administrateurs qui occupent un poste électif est d’une durée maximale de deux ans renouvelable.
Malgré ce qui précède, le mandat de quatre des administrateurs élus lors d’une assemblée d’organisation ou, dans le cas d’un conseil de quartier existant, lors de l’assemblée générale des membres qui suit l’entrée en vigueur du Règlement modifiant le Règlement sur le fonctionnement des conseils de quartier, R.V.Q. 1876, est d’une durée d’un an. Les postes électifs dont la durée du mandat est limité à un an doivent être occupés par deux hommes et deux femmes.  ».
23.L’article 49 de ce règlement est remplacé par le suivant : « 49.Le mandat des administrateurs qui occupent les postes cooptés du conseil d’administration est d’une durée d’un an et il est renouvelable. Il expire toutefois lors de l’assemblée générale annuelle qui suit. ».
24.Ce règlement est modifié par l’insertion, après l’article 49, du suivant : « 49.1.Le mandat d’un administrateur élu ou coopté pour occuper un poste laissé vacant par un administrateur expire à la date de la fin du mandat de l’administrateur qu’il remplace si ce dernier l’avait complété. ».
25.Le titre du chapitre VII est remplacé par « ÉLECTION ET NOMINATION DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ».
26.Le titre de la section I du chapitre VII est remplacé par « ÉLECTION DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ».
27.L’article 50 de ce règlement est remplacé par le suivant : « 50.Les membres élus du conseil d’administration le sont par les membres éligibles du conseil de quartier, au cours d’une assemblée des membres. ».
28.Ce règlement est modifié par l’insertion, après l’article 50 du suivant : « 50.1.Le conseil d’administration désigne un président d’élection qui peut s’adjoindre une ou plusieurs personnes pour l’assister. ».
29.L’article 52 de ce règlement est modifié par le remplacement, au premier et au second alinéa, de « secrétaire du conseil de quartier » par « le président d’élection ou son assistant ».
30.L’article 53 de ce règlement est abrogé.
31.L’article 55 de ce règlement est remplacé par le suivant : « 55.Un bulletin de candidature pour un poste électif doit être déposé, au plus tard, avant la fin de l’appel de candidatures prévu durant la période d’élection, inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale. ».
32.L’article 56 de ce règlement est abrogé.
33.L’article 57 de ce règlement est remplacé par le suivant : « 57.Le scrutin pour l’élection des membres du conseil d’administration a lieu durant la période d’élection inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée des membres. ».
34.Ce règlement est modifié par l’insertion, après l’article 57, des suivants : « 57.1.Lorsque la période d’élection est déclarée ouverte, le président d’élection fait un premier appel de candidatures. Il invite les personnes intéressées à déposer leur bulletin de candidature séance tenante. Si le nombre de candidats n’est pas suffisant pour combler les postes disponibles, le président d’élection procède à un deuxième appel de candidatures. Le président d’élection s’assure de la validité des bulletins de candidatures déposés conformément à l’article 52. Une fois les candidatures acceptées, les noms des candidats sont affichés à un endroit visible de la salle.
« 57.2.Lors de l’élection où deux des postes ouverts à des femmes et deux des postes ouverts à des hommes ont un mandat d’une durée limitée à un an, le président d’élection ou son assistant doit procéder à un tirage au sort afin de déterminer quels administrateurs élus ont un mandat d’une durée d’un an.  ».
35.L’article 58 de ce règlement est modifié par le suppression de « Dans ce dernier cas, le président d’élection fait publier sans délai, dans un journal circulant sur le territoire du quartier, un avis d’annulation de l’élection et de l’assemblée générale des membres. ».
36.L’article 58 de ce règlement est modifié par le remplacement de « sortant » par « , incluant les membres sortant, ».
37.L’article 59 de ce règlement est modifié par la suppression, au premier alinéa, de « et joint un avis à cet effet aux documents accompagnant l’avis de convocation transmis aux membres du conseil de quartier conformément à l’article 30 ».
38.L’article 60 de ce règlement est abrogé.
39.L’article 61 est modifié par la suppression des mots « et publie l’avis prévu à l’article 58 ».
40.L’article 62 de ce règlement est modifié par le remplacement du second alinéa par le suivant : « Lorsqu’il y a plus de candidats que de postes à combler dans une catégorie, les candidats sont invités à s’adresser à l’assemblée. Par la suite, l’élection est faite par scrutin secret. ». ».
41.L’article 63 de ce règlement est abrogé.
42.L’article 64 de ce règlement est modifié par : 1°le remplacement de « leur voix au moyen d’une marque en regard des » par « les »;
2°par le remplacement de la virgule, après « pour les postes ouverts exclusivement aux femmes qui résident dans le quartier » par « et »;
3°la suppression de « et d’au plus une personne pour le poste ouvert exclusivement aux personnes agissant à titre de représentant d’un établissement commercial, industriel ou institutionnel situé dans le quartier ».
43.L’article 66 de ce règlement est abrogé.
44.L’article 68 de ce règlement est modifié par le remplacement de « de deux documents ou pièces d’identité » par « d’un document ou d’une pièce d’identité ».
45.Ce règlement est modifié par l’insertion, après la section I du chapitre VII de la suivante :
« SECTION I.1« NOMINATION PAR COOPTATION DE MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
« 75.1.Les membres du conseil d’administration élus nomment par cooptation trois administrateurs lors d’une assemblée du conseil d’administration qui doit avoir lieu dans les 30 jours qui suivent l’assemblée générale annuelle des membres.
« 75.2.Pour être nommé membre du conseil d’administration en vertu de l’article 75.1, une personne doit :1°être éligible comme membre du conseil d’administration en vertu de l’article 44 du présent règlement;
2°être résidant du quartier ou agir à titre de représentant d’un établissement commercial, industriel, institutionnel ou communautaire situé dans le quartier;
3°recueillir l’appui de dix membres du conseil de quartier constaté par leur signature sur la formule prescrite à l’annexe II. Une personne ne peut signer cette formule qu’une fois, même si elle est membre du conseil de quartier à plus d’un titre;
Une personne qui désire se porter candidate à un poste coopté et qui remplit les conditions mentionnées au premier alinéa doit déposer au siège du conseil de quartier la formule visée au paragraphe 3° du premier alinéa, dûment complétée. Si cette personne agit à titre de représentant d’un établissement commercial, industriel, institutionnel ou communautaire situé dans le quartier, elle doit également déposer au siège du conseil de quartier un document émanant d’une personne en autorité de cet établissement ou, si cet établissement appartient à une personne morale, une résolution du conseil d’administration de celle-ci, attestant qu’elle représente cet établissement. Ces documents doivent être déposés avant la date de l’assemblée du conseil d’administration où ce dernier procédera à la nomination des membres par cooptation.
« 75.3.La nomination par cooptation d’une personne à titre de membre du conseil d’administration doit être entérinée par les deux-tiers des administrateurs élus par les membres du conseil de quartier. ».
46.Le titre de la section II du chapitre VII est remplacé par « RETRAIT D’UN MEMBRE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ».
47.Le titre de la section III du chapitre VII est remplacé par « VACANCE À UN POSTE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ».
48.Les articles 78, 79 et 80 de ce règlement sont abrogés.
49.L’article 81 de ce règlement est remplacé par le suivant : « 81.Lorsqu’une vacance est constatée au sein des postes électifs, le conseil d’administration peut convoquer une assemblée spéciale des membres pour combler ce poste.
Lorsqu’une vacance est constatée au sein des postes cooptés, le conseil d’administration peut, en tout temps, lors d’une assemblée du conseil d’administration, procéder à la nomination par cooptation d’une personne à titre de membre du conseil d’administration. ».
50.L’article 84 de ce règlement est modifié par la suppression de « Il doit également faire publier sans délai, un avis d’annulation de l’élection et de l’assemblée des membres dans un journal circulant sur le territoire du quartier ».
51.L’article 90 de ce règlement est modifié par le remplacement de « dans le quartier ou à proximité immédiate » par « dans l’arrondissement ».
52.L’article 91 de ce règlement est modifié par le remplacement de « dix » par « cinq » et par l’addition, à la fin, de « ou sur le site Internet de la Ville ».
53.L’article 95 de ce règlement est modifié par l’addition, à la fin, de « dont au moins trois sont des administrateurs élus par les membres du conseil de quartier ».
54.L’article 105 de ce règlement est modifié par le remplacement du second alinéa par le suivant : « Toutefois, une personne nommée par cooptation à titre de membre du conseil d’administration ne peut être élue au poste de président du conseil de quartier. ».
55.L’article 112 de ce règlement est modifié par le remplacement de « l’élection d’un nouveau conseil d’administration » par « la prochaine assemblée générale annuelle ».
56.L’article 114 de ce règlement est modifié par le remplacement de « la fin du mandat du dirigeant qu’il remplace » par « la prochaine assemblée générale annuelle ».
57.L’article 117 de ce règlement est modifié par le remplacement de « par le Service des communications de la Ville » par « l’Arrondissement concerné ».
58.Les articles 119 et 120 sont abrogés.
59.Aux fins de la mise en application des modifications apportées par le présent règlement, relatives à la durée du mandat des administrateurs et visant l’alternance de leur élection par groupes de quatre, le mandat de tous les administrateurs des conseils de quartier expire à la date de la première assemblée annuelle des membres de chacun des conseil de quartier qui suit l’entrée en vigueur du présent règlement.
60.Le présent règlement entre en vigueur conformément à la loi. Avis de motion
Je donne avis qu’à une prochaine séance il sera présenté un règlement modifiant le Règlement sur le fonctionnement des conseils de quartier afin de changer la composition du conseil d'administration dont le nombre d’administrateurs est porté à onze, soit : huit personnes élues, 4 hommes et 4 femmes résidants du quartier ainsi que trois personnes, membres du conseil de quartier, nommées par cooptation par les administrateurs élus, au 2/3 des voix.
Ce règlement prévoit également le dépôt des candidatures pour les postes électifs du conseil d’administration "séance tenante", lors de la période d'élection qui a lieu au cours d’une assemblée des membres. Les bulletins de candidature pour les postes d’administrateurs cooptés doivent être transmis au siège du conseil de quartier avant la date de l’assemblée du conseil d’administration où ce dernier procédera à la nomination des membres par cooptation. Cette assemblée doit avoir lieu dans les trente jours suivants la tenue de l’assemblée générale annuelle des membres. Le règlement est modifié de manière à prévoir que le directeur du Service des communications, en collaboration avec la direction des arrondissements, détermine, chaque année, une période à l’intérieur de laquelle l’assemblée générale annuelle des membres doit être tenue. Cette période doit être fixée à l’intérieur de la période des 120 jours suivant la fin de l’exercice financier des conseils de quartier. Une campagne annuelle de promotion des conseils de quartier doit également être organisée par le directeur du Service des communications, en collaboration avec la direction des arrondissements.
Ce règlement fixe la durée du mandat des administrateurs à deux ans pour les administrateurs élus et à un an pour les membres cooptés. Afin de mettre en application les modifications relatives à l’alternance de l’élection des membres du conseil d’administration, le mandat de quatre administrateurs élus est limité à un an pour l’élection qui aura lieu lors de la première assemblée annuelle des membres qui suit l’entrée en vigueur du présent règlement. À cette fin également, le règlement prévoit l’expiration du mandat de tous les administrateurs de tous les conseil de quartier à la date de la première assemblée annuelle des membres des conseil de quartier qui suit l’entrée en vigueur de ce règlement.
Dispense de lecture de ce règlement est demandée puisque tous les membres du conseil ont reçu une copie du projet de règlement.
