1.La Politique de participation publique de la Ville de Québec, édictée par le présent règlement, a pour but de favoriser la diffusion de l’information, la consultation et la participation active des citoyens de la Ville de Québec au processus décisionnel de la ville relativement à certains actes.
Elle prévoit la possibilité de tenir des mesures de participation publique complémentaires aux mesures obligatoires prévues dans la Loi sur l’aménagement et l’urbanisme (RLRQ, c. A-19.1) et dans la Charte de la Ville de Québec, capitale nationale du Québec (RLRQ, c. C-11.5).
Elle indique également, conformément à l’article 36 de la Charte de la Ville de Québec, capitale nationale du Québec, les autres matières sur lesquelles la ville entend consulter dans le cadre du processus de prise de décision et la façon dont elle entend le faire. Elle précise en outre les matières qui seront soumises à la consultation des conseils de quartier.
Elle ne limite en rien le pouvoir de la ville de tenir des mesures de participation publique sur toute matière.
2.À moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par :
1°« démarche de participation publique » : l’ensemble des mesures de participation publique accomplies à l’égard d’un acte;
2°« instance compétente » : l’instance décisionnelle de la ville habilitée à adopter un acte faisant l’objet d’une mesure de participation publique et, dans tous les cas, le comité exécutif;
3°« mesure de participation publique » : toute mesure d’information, de consultation, de participation active ou de rétroaction;
4°« mesure de consultation » : toute mesure qui vise à permettre aux personnes intéressées de poser des questions ou de faire des observations, notamment en exprimant des préoccupations, des attentes ou des opinions et en formulant des suggestions;
5°« mesure d’information » : toute mesure relative à la production et à la communication d’informations au bénéfice des personnes intéressées;
6°« mesure de participation active » : toute mesure qui vise à engager activement les personnes intéressées et à leur reconnaître la possibilité de fournir un apport dans le processus décisionnel relatif à un acte, notamment en contribuant à l’identification d’enjeux, à la définition d’options, à l’évaluation de scénarios ou à la formulation de recommandations, et ce, dans le contexte d’une interaction entre les personnes intéressées, les représentants de la municipalité et tout autre intervenant;
7°« mesure de rétroaction » : toute mesure qui vise à rendre compte, au bénéfice des personnes intéressées, de la manière dont les résultats d’une mesure de consultation ou de participation active ont été considérés par la municipalité;
8°« personne intéressée » : toute personne résidant sur le territoire de la Ville de Québec ou propriétaire d’un immeuble ou occupant un établissement d’entreprise situé sur son territoire et qui se sent concernée par un acte soumis à une démarche de participation publique.
CHAPITRE IIIMESURES DE PARTICIPATION PUBLIQUE COMPLÉMENTAIRES EN MATIÈRE D’URBANISME
3.L’instance compétente peut assujettir l’adoption d’un acte à une démarche de participation publique comportant des mesures de participation publique complémentaires à celles obligatoires en vertu de la loi.
Elle détermine la démarche de participation publique applicable à un acte, laquelle peut comprendre ou non des mesures de participation active.
4.La démarche de participation publique peut débuter à l’étape d’un avis d’intention, d’un avis de motion, d’un projet de modification, d’un projet de règlement ou à toute étape préalable, pourvu qu’elle porte sur un énoncé émanant de l’instance compétente.
5.La ville favorise la tenue des mesures de participation publique dans un lieu et à une heure permettant la participation du plus grand nombre de personnes intéressées.
Afin de rejoindre les personnes intéressées présentant des difficultés d’accès aux mesures de participation publique, la ville transmet aux organismes de soutien inscrits sur une liste de distribution l’avis prévu à l’article 9. Lorsqu’une mesure de participation publique porte sur un enjeu touchant particulièrement une clientèle soutenue par un organisme, la ville en informe cet organisme.
SECTION IIACTES VISÉS ET MESURES APPLICABLES
6.La ville entend généralement soumettre les actes suivants à une mesure d’information, une mesure de consultation et une mesure de rétroaction préalablement à leur adoption :
1°un règlement relatif à la révision du plan d’urbanisme;
2°un règlement modifiant le plan d’urbanisme afin d’y introduire un programme particulier d’urbanisme, de modifier un tel programme ou afin de modifier les affectations du sol, sauf s’il s’agit d’un règlement de concordance;
3°un règlement d’urbanisme susceptible d’approbation référendaire aux termes de la Loi sur l’aménagement et l’urbanisme ou de la Charte de la Ville de Québec, capitale nationale du Québec;
4 °un règlement visé par le paragraphe 3° du premier alinéa de l’article 74.4 de la Charte de la Ville de Québec, capitale nationale du Québec.
7.La ville entend généralement soumettre à une mesure de participation active, préalablement à leur adoption, les actes visés par les paragraphes 3° et 4° de l’article 6 qui modifient :
1°les classes d’usages principaux autorisés dans une zone;
2°la hauteur, la largeur ou la profondeur autorisée des bâtiments principaux, et ce, par une variation d’au moins 40 % de sa valeur initiale;
3°le nombre de logements autorisés dans un bâtiment principal par une variation d’au moins 40 % lorsque cette variation porte ce nombre à au moins quatre logements.
Un acte visé au paragraphe 2° de l’article 6 sera aussi soumis à une mesure de participation active préalablement à son adoption si son entrée en vigueur entraîne, par voie de concordance, une modification visée au 1er alinéa.
8.L’instance compétente peut choisir de ne pas assujettir un acte visé par l’article 6 ou 7 à une mesure de participation publique complémentaire à celles exigées par la loi si elle estime que l’acte ne présente pas d’enjeu majeur, que cette mesure entraînera des délais susceptibles de compromettre la réalisation d’un projet ou pour tout autre motif d’intérêt public. Les motifs de cette décision sont exposés lors de l’assemblée publique de consultation sur cet acte.
SECTION IIIMESURES D’INFORMATION
9.Lorsque l’instance compétente décide d’assujettir l’adoption d’un acte à une ou plusieurs mesures de participation active ou de consultation publique complémentaires à celles obligatoires en vertu de la loi, la ville publie sur son site Internet et diffuse par un autre moyen un avis indiquant l’objet de la démarche et :
1°les étapes du processus décisionnel relatif à l’acte;
2°les mesures de participation active projetées, le cas échéant, les dates et les lieux où elles seront tenues;
3°les mesures de consultation projetées, les dates et les lieux où elles seront tenues et les modalités et les délais relatifs à la transmission de commentaires écrits;
4°le fait que les documents mentionnés à l’article 10 seront diffusés sur le site Internet de la ville, le cas échéant, et la façon dont ils pourront autrement être consultés;
5°le fait qu’un rapport écrit sur la démarche de consultation publique sera diffusé sur le site Internet de la ville.
Cet avis est publié dans un délai raisonnable avant le début de la première mesure de consultation ou de participation active et généralement au moins 14 jours avant cette date.
10.L’instance compétente peut prévoir qu’avant l’adoption d’un acte faisant l’objet d’une démarche de participation publique, la ville diffuse un texte portant sur ses principaux impacts prévisibles anticipés par l’administration municipale.
S’il s’agit d’un règlement d’urbanisme, ce texte explique également :
1°le projet de construction ou de modification d’un immeuble dont est déjà saisie la ville et que l’acte vise à permettre;
2°la contribution de l’acte et, le cas échéant, du projet immobilier aux orientations du plan d’urbanisme.
Lorsqu’un acte s’applique à une partie du territoire de la ville, l’information diffusée comprend une carte sur laquelle est délimitée cette partie du territoire.
Ces documents sont publiés sur le site Internet de la ville dans un délai raisonnable avant le début de la première mesure de participation active ou de consultation projetée et généralement au moins sept jours avant cette date. Ils peuvent être consultés au bureau d’arrondissement ou au bureau du greffier, selon qu’il s’agit d’un acte du conseil d’arrondissement ou du conseil de la ville.
11.Si une modification doit être apportée à une mesure d’information, la ville diffuse sur son site Internet un addenda au moins deux jours avant la tenue de la prochaine mesure de participation publique. Toutefois, si des séances de consultation ou de participation active sont ajoutées à celles initialement prévues, l’annonce peut en être faite le jour précédant leur tenue.
12.L’instance compétente peut ajouter d’autres mesures d’information telles que :
1°une assemblée d’information;
2°une journée portes ouvertes;
3°une publication dans les médias sociaux;
4°une infolettre, un flux web, une alerte sms;
5°un bulletin d’information ou un envoi postal ciblé;
6°une publication dans un journal diffusé sur le territoire de la ville.
13.Les mesures d’information sont rédigées avec un souci de clarté, de simplicité, d’objectivité et de neutralité.
SECTION IVMESURES DE PARTICIPATION ACTIVE
14.L’instance compétente peut confier au conseil de quartier le mandat de tenir une mesure de participation active.
15.Pour tout acte que l’instance compétente assujettit à une mesure de participation active, au moins une telle mesure est accomplie avant l’assemblée publique de consultation tenue conformément à l’article 125 de la Loi sur l’aménagement et l’urbanisme.
16.La mesure de participation active favorise la participation du plus grand nombre de personnes intéressées. Elle leur permet d’interagir entre elles, avec des représentants de la ville et avec tout autre intervenant invité. Elle leur permet de contribuer à l’identification d’enjeux, à la définition d’options, à l’évaluation de scénarios et à la formulation de recommandations.
17.Sont des mesures de participation active :
1°un atelier participatif, réunissant un ou plusieurs groupes de personnes intéressées pour discuter ou faire des propositions relativement à un projet ou à un thème;
2°une conception collective accompagnée, ou « charrette », où des personnes intéressées et des professionnels collaborent au développement d’un projet ou d’une idée;
3°un forum ou une plate-forme de suggestions et d’échanges en ligne permettant aux personnes intéressées d’interagir numériquement et d’exprimer, durant une période donnée, des commentaires et des suggestions;
4°une balade urbaine ou marche exploratoire qui réunit des professionnels et des personnes intéressées à visiter un secteur donné pour y recenser des enjeux et des opportunités;
5°toute autre mesure décidée par l’instance compétente et qui répond aux critères de l’article 16.
18.Les personnes désignées par la ville pour animer, organiser ou assister les mesures de participation active peuvent être des intervenants externes à la ville.
SECTION VMESURES DE CONSULTATION
19.La démarche de participation publique comprend une assemblée publique de consultation tenue conformément à la Loi sur l’aménagement et l’urbanisme.
Lorsqu’un acte concerne un quartier, le conseil de quartier est consulté conformément à l’article 74.1 de la Charte de la Ville de Québec, capitale nationale du Québec.
De plus, l’instance compétente peut demander au conseil de quartier de tenir l’assemblée publique de consultation ou toute mesure de consultation additionnelle.
20.Lorsque le conseil de quartier est chargé de tenir l’assemblée publique de consultation, un membre du conseil siégeant au conseil de quartier ou, en cas d’absence ou d’empêchement, un autre membre du conseil désigné par le maire ou par le président du conseil d’arrondissement, selon le cas, y assiste.
21.L’instance compétente peut permettre aux personnes intéressées de formuler leurs observations par écrit après l’assemblée publique de consultation, dans un délai de sept jours ou dans un autre délai qu’elle précise.
22.L’instance compétente peut ajouter d’autres mesures de consultation préalablement à l’adoption d’un acte, telles que :
1°une enquête par sondage;
2°un appel de mémoires;
3°un groupe de discussion;
4°une consultation menée par un membre du conseil.
SECTION VIMESURES DE RÉTROACTION
23.La démarche de participation publique tenue en vertu du présent chapitre fait l’objet d’un rapport écrit déposé au conseil compétent pour adopter l’acte.
Ce rapport fait état des étapes de la démarche de participation publique accomplies. Il indique les principaux commentaires et recommandations formulés dans le cadre des mesures de participation active et des mesures de consultation ainsi que ceux formulés par le conseil de quartier, le cas échéant. Il précise en outre ceux ayant induit les principales modifications apportées à l’acte soumis pour adoption au conseil, le cas échéant.
Ce rapport est publié sur le site Internet de la ville et il peut l’être dans un délai raisonnable après l’adoption de l’acte ayant fait l’objet de la démarche de participation publique.
24.L’instance compétente peut ajouter d’autres mesures de rétroaction, telle qu’un compte rendu d’une mesure de participation publique.
CHAPITRE IVMESURES DE PARTICIPATION PUBLIQUE PORTANT SUR D’AUTRES MATIÈRES
SECTION IAUTRES MATIÈRES GÉNÉRALEMENT SOUMISES À UNE MESURE DE PARTICIPATION PUBLIQUE
25.Outre les matières assujetties à une mesure de participation publique en vertu d’une loi ou du chapitre III de la présente politique, la ville entend consulter ses citoyens à l’égard de décisions qu’elle juge importantes relativement aux matières suivantes :
1°les grandes orientations de la ville;
2°les politiques et règlements affectant le niveau de service au citoyen;
3°les projets relatifs au changement de nom de rues, places et parcs publics;
4°les changements majeurs à l’aménagement des rues, parcs et places publics;
5°les règlements en matière de circulation et de stationnement;
6°les nouveaux équipements collectifs ou institutionnels tels qu’un équipement culturel ou un équipement récréatif.
26.Pour les matières mentionnées à l’article 25, l’instance compétente peut privilégier l’une ou l’autre des mesures de participation publique mentionnées au chapitre III, dont au moins une mesure d’information, une mesure de consultation et une mesure de rétroaction.
SECTION IICONSULTATION DU CONSEIL DE QUARTIER
27.L’instance compétente peut consulter le conseil de quartier sur une question relative aux matières mentionnées à l’article 25 et sur toute autre matière lorsque l’enjeu concerne les résidants d’un quartier.
Conformément à l’article 36.1 de la Charte de la Ville de Québec, capitale nationale du Québec, le conseil de quartier peut, de sa propre initiative, transmettre au conseil de la ville son avis sur toute matière concernant le quartier. Dans la mesure des ressources qui lui sont allouées, il peut préalablement et de sa propre initiative tenir une mesure de participation publique sur une matière qui n’est pas autrement assujettie à une démarche de participation publique.
28.Le conseil de quartier transmet son opinion à l’instance compétente dans un délai de 45 jours de la demande. Cette opinion est formulée au moyen d’un rapport écrit, signé par son président ou, en cas d’empêchement de ce dernier, par un autre membre ayant assisté aux travaux.
SECTION IIICOMMISSION CONSULTATIVE DU CONSEIL DE LA VILLE
29.Afin de répondre à un besoin de consultation relativement à de grandes orientations ou à des politiques globales, le conseil de la ville peut créer une commission consultative ponctuelle.
30.Une commission consultative est présidée par le maire ou par une autre personne qu’il désigne.
Le conseil en détermine la composition et il peut y adjoindre du personnel pour l’assister dans ses travaux.
Une telle commission peut notamment être composée de citoyens et de personnes détenant une expérience, une expertise ou des intérêts dans l’objet de la consultation.
31.Le conseil définit le mandat et les modalités de consultation de la commission. Il peut notamment lui demander de tenir une ou plusieurs mesures de participation publique.
La commission peut décider de tenir une ou plusieurs séances de travail en public. Elle peut, avec l’autorisation du comité exécutif, décider de tenir une mesure de consultation. Elle peut, de sa propre initiative, transmettre au conseil de la ville des recommandations sur un objet relatif à son mandat.
SECTION IVAUDIENCES PUBLIQUES
32.Le comité exécutif peut décider de tenir des audiences publiques sur une question intéressant plus d’un quartier.
33.Le comité exécutif nomme à cette fin trois personnes pour agir en tant que commissaires chargés de la tenue des audiences.
Ces personnes ne doivent être ni employés, ni membres du conseil de la ville. Elles doivent être compétentes pour traiter de la question soumise à la consultation, ne pas avoir pris position antérieurement sur celle-ci et elles ne doivent pas avoir un intérêt personnel, direct ou indirect, dans l’objet de la consultation.
Les commissaires désignent entre eux un président.
34.Les questions soumises aux audiences publiques sont définies par le comité exécutif.
35.La démarche d’audiences publiques comprend les étapes suivantes :
1°une mesure d’information présentant les commissaires, la démarche, l’objet de la consultation, les documents de consultation et les modalités de participation aux audiences;
2°une assemblée publique tenue afin de répondre aux questions des personnes intéressées dans les quatorze jours suivant la mesure d’information;
3°une ou plusieurs assemblées publiques aux fins de l’audition des mémoires et des commentaires de la population, tenues au moins 30 jours après l’assemblée publique mentionnée au paragraphe 2°.
36.Les organismes et personnes intéressées qui déposent un mémoire peuvent le présenter aux commissaires en public. Les personnes qui souhaitent formuler des commentaires sans être appuyées d’un mémoire peuvent faire une courte intervention lors d’une période allouée à cette fin.
37.La ville verse sur son site Internet l’information communiquée lors de l’assemblée publique d’information de même que les mémoires reçus. Elle y dépose également, au plus tard quatre mois après la fin des audiences, un rapport présentant une synthèse des points de vue exprimés lors des audiences.
SECTION VRÉFÉRENDUM CONSULTATIF
38.Sans restreindre les pouvoirs du conseil de la ville prévus à l’article 69.1 de la Charte de la Ville de Québec, capitale nationale du Québec, la ville entend recourir au référendum consultatif dans les dossiers pour lesquels les autres mesures de participation publique ne permettent pas de fournir un éclairage adéquat. Le recours à cette mesure est employé pour un objet exceptionnel, sur une question intéressant plus d’un arrondissement et qui, de l’avis du conseil, est susceptible de présenter un impact économique, social, urbanistique ou architectural majeur.
SECTION VIMESURE DE PARTICIPATION PUBLIQUE TENUE PAR UN MEMBRE DU CONSEIL DE LA VILLE
39.Le comité exécutif peut mandater un membre du conseil de la ville de tenir une mesure de participation publique sur un sujet relevant de la compétence du conseil de la ville ou du comité exécutif et qui intéresse les citoyens de plus d’un quartier.
Le conseil d’arrondissement peut également mandater un de ses membres de procéder à une mesure de participation publique à l’égard d’un sujet relevant de sa compétence.
40.Un membre du conseil de la ville peut tenir annuellement une assemblée publique d’information pour échanger avec les citoyens de son district sur les questions municipales qui les concernent.
Toutefois, une telle assemblée ne peut se tenir pendant les 120 jours précédant la date du scrutin d’une élection générale municipale.
SECTION VIICONSEIL MUNICIPAL DES ENFANTS
41.Dans un souci d’éducation et de sensibilisation à la participation citoyenne, la ville institue le conseil municipal des enfants dont la mission est de faire découvrir aux enfants le fonctionnement de la collectivité et la pratique de l’activité d’élu, notamment par l’apprentissage des processus démocratiques et par la gestion autonome de projets.
42.Le conseil municipal des enfants permet aux écoliers de se rencontrer, de discuter de préoccupations communes et de réaliser des projets qui sont à la fois stimulants et bénéfiques à leur quartier et à leur ville. Il voit également à sensibiliser les membres du conseil de la ville aux préoccupations des enfants.
43.Le conseil municipal des enfants est composé d’élèves de troisième cycle des écoles primaires situées sur le territoire de la ville de Québec.
44.Chaque école peut s’inscrire au programme et désigner un ou deux élèves qui, au cours de l’année, prendront part aux activités du conseil municipal des enfants. Selon les modalités qu’elles auront elles-mêmes établies, les écoles s’assurent que cette nomination est effectuée d’une façon démocratique.
45.Le conseil municipal des enfants se rencontre à plusieurs reprises entre les mois de décembre et juin. La majorité des rencontres ont lieu le soir, en dehors des heures de classe. À la fin de leur mandat, les élèves déposent au conseil municipal leurs recommandations relatives au thème traité ainsi que leur rapport d’activités.
CHAPITRE VMISE EN OEUVRE DE LA POLITIQUE
46.Une personne ne peut participer à la mise-en-oeuvre d’une démarche de participation publique portant sur un acte visé à l’article 6 si elle a, dans l’objet de la démarche, un intérêt susceptible de porter atteinte à sa capacité d’exercer ses fonctions avec impartialité.
47.Le directeur du Service de l’interaction citoyenne de la Ville de Québec est responsable de la mise en œuvre de la présente politique.
Sans limiter la généralité de ce qui précède et sous réserve des pouvoirs que la loi attribue à d’autres fonctionnaires, il est responsable :
1°de la planification et de l’organisation des mesures de participation publique déterminées par l’instance compétente;
2°de la rédaction et de la diffusion des mesures d’information;
3°de la tenue des activités de participation active et de consultation publique;
4°de la rédaction et de la diffusion des mesures de rétroaction;
5°des relations avec les conseils de quartier;
6°de la préparation et du dépôt au conseil de la ville d’un bilan de l’application de la présente politique au plus tard quatre ans après son entrée en vigueur et par la suite, à tous les quatre ans.
48.La ville verse une allocation aux membres bénévoles des comités consultatifs, des conseils de quartier, des commissions consultatives et de tout comité mandaté par la Ville de Québec dans le cadre de la présente politique lorsqu’ils doivent assumer des frais de garde d’enfant pour assister aux réunions. Cette allocation correspond au moindre des montants établis sur la base suivante :
1°9 $ / heure;
2°27 $ / jour sans coucher;
3°60 $ / jour avec coucher.
CHAPITRE VIPORTÉE DE LA POLITIQUE
49.La Politique édictée par le présent règlement guide les instances compétentes dans leur décision d’assujettir ou non un acte à des mesures de participation publique complémentaires à celles obligatoires en vertu de la loi. Le défaut d’accomplir une mesure prévue par la présente politique n’affecte pas la validité de l’acte qui est adopté conformément aux dispositions de la loi.
CHAPITRE VIIDISPOSITIONS MODIFICATIVES
50.Le Règlement sur la constitution des conseils de quartier est modifié par l’insertion, avant le chapitre I, du chapitre suivant :
« CHAPITRE 0.1« MISSION DU CONSEIL DE QUARTIER
« 0.1.Le conseil de quartier est l’interlocuteur privilégié de la ville en matière de consultation des citoyens du quartier et il a pour mission, dans un esprit de collaboration avec la ville, de permettre aux citoyens d’exprimer leurs opinions et leurs besoins à l’égard de questions municipales qui concernent leur quartier, notamment en ce qui a trait à l’aménagement du territoire, l’aménagement des propriétés municipales, la vie communautaire et la sécurité publique. ».
CHAPITRE VIIIDISPOSITIONS FINALES
51.Le présent règlement remplace le Règlement sur la politique de consultation publique, R.R.V.Q. c. P-4.
52.Le présent règlement ne s’applique pas au processus d’adoption d’un acte qui est déjà amorcé au moment de son entrée en vigueur.
53.L’article 21 ne s’applique pas lorsque, pour des impératifs de santé publique, les assemblées publiques de consultation sont remplacées par des consultations écrites. 
